43
Choć nie możemy się już doczekać, kiedy pandemia Covid-19 będzie już za nami, nie da się oddzielić wydarzeń ostatnich lat od szybkiego wzrostu popularności oprogramowania do monitorowania pracowników. Ponieważ firmy na całym świecie nagle i nieoczekiwanie zaczęły pracować zdalnie, oprogramowanie do monitorowania pracowników stało się sposobem na zarządzanie przejściem.
Firmy chciały mieć pewność, że ich ludzie pracują wtedy, kiedy powinni. Niestety szybkość przejścia powodująca ból kręgosłupa szyjnego skłoniła wiele organizacji do wdrożenia sztywnych systemów monitorowania pracowników, które wzorowały się na tradycyjnym podejściu.
Na szczęście widzimy teraz, jak liderzy w zakresie zaangażowania pracowników zaczynają ewoluować swoje podejście. Zgodność ustępuje miejsca ciągłemu doskonaleniu, ponieważ menedżerowie poszukują bardziej etycznych i skutecznych sposobów śledzenia wydajności pracowników.
Monitorowanie zorientowane na doskonalenie ma na celu współpracę i konstruktywność, zapewniając pracownikom wsparcie, którego potrzebują, aby odnieść sukces, zamiast tworzyć kulturę kontroli. Menedżerowie mogą wykorzystywać dane do współpracy z pracownikami w celu poprawy wydajności organizacji, zamiast podtrzymywać przestarzały sposób myślenia polegający na wychwytywaniu przebiegłych zachowań.
Różnice pomiędzy tradycyjnym i nastawionym na doskonalenie monitorowaniem pracowników zaczynają się od podstaw i przekładają się na funkcję i cechy.
Podstawowy cel
Tradycyjne monitorowanie służy do kontrolowania i nadzorowania pracowników w organizacjach, które postrzegają pracowników jako zasoby, które można zmarnować.
Monitorowanie zorientowane na doskonalenie służy do identyfikacji obszarów wymagających poprawy i zapewnienia pracownikom wsparcia, aby mogli jak najlepiej wykonywać swoją pracę.
Różnice funkcjonalne
Tradycyjne monitorowanie jest często natrętny i skryty, charakteryzuje się rygorystycznym nadzorem, sztywnymi wskaźnikami wydajności i ścisłym monitorowaniem działań pracowników bez względu na kontekst osobisty.
Monitorowanie zorientowane na doskonalenie jest przejrzysta i oparta na współpracy, pozycjonuje pracowników jako partnerów w ich własnym rozwoju i wykorzystuje dane do powiązania indywidualnego wkładu w sukces organizacji.
Funkcje i wpływ
Tradycyjne monitorowanie przedkłada zgodność nad doskonałość, co prowadzi do zmniejszenia produktywności i kreatywności.
Monitorowanie zorientowane na doskonalenie uwzględnia indywidualne konteksty, angażując pracowników w procesy gromadzenia danych i raportowania, dając im większą odpowiedzialność i zachęcając do rozwoju osobistego.
Korzyści z monitorowania strategicznego zorientowanego na doskonalenie
Monitorowanie zorientowane na doskonalenie jest bardziej etycznym podejściem do produktywności. Chociaż zasadniczo rozwiązuje te same problemy związane z widocznością i ciągłym doskonaleniem, podejście empatyczne oznacza, że wszyscy wygrywają.
Zidentyfikuj problemy z zasobami
Zamiast skupiać się na inicjatywach obniżających koszty, monitorowanie nastawione na poprawę podkreśla możliwości skuteczniejszej redystrybucji zasobów. Problemy, takie jak wąskie gardła i czasochłonne zadania, stają się problemami wpływającymi na jakość produktu, zadowolenie klientów i przepracowanie pracowników. Rozwiązania projektuje się z myślą o tych wynikach.
Nagroda oparta na zasługach
Kiedy „The Recent York Times” analizował wzrost liczby monitorowanych pracowników, wyciągnął jeden z wniosków, że dane mają charakter merytokratyczny. Na przykład kilka kobiet, z którymi przeprowadzono wywiady na potrzeby tego artykułu, chciało pracować w środowisku, w którym „nagrody nie zależą od tego, kto z kim się kłóci lub kto z kim wychodzi na drinka, ale od tego, kto jest naprawdę pracowity”. Uważali, że monitorowanie wyrównało szanse.
Proaktywnie zarządzaj problemami z produktywnością
Transformacja operacji
Monitorowanie pracowników niewątpliwie stało się bardziej skuteczne wraz ze wzrostem rozproszonej pracy. Analityka dnia pracy jest ogromnym dobrodziejstwem dla zdalnych menedżerów, przynajmniej pod względem funkcjonalnym. To, co wciąż ewoluuje, to filozofia. W tym miejscu monitorowanie ukierunkowane na doskonalenie, w przeciwieństwie do monitorowania dla samego monitorowania, staje się niezwykle ważnym czynnikiem umożliwiającym przejście.
Koszt nastawienia zgodności
Niestety, tradycyjne monitorowanie pracowników nie spełniło swoich celów, czyli zwiększenia produktywności i wydajności. Sztywne systemy ograniczają liczbę minut produktywnych pracowników, co prowadzi do zmniejszenia satysfakcji z pracy, zwiększonego stresu i braku zaufania między pracownikami a pracodawcami. Psychologiczne żniwo ciągłej kontroli zabija kreatywność i pogarsza ogólne samopoczucie.
- Pracownicy, którzy mają niską kontrolę nad swoją pracą, częściej cierpią na depresję i stany lękowe, a także bóle głowy, problemy ze snem i inne dolegliwości fizyczne.
- Ponad 70% Amerykanów odrzuciłoby ofertę pracy, gdyby dowiedziało się, że pracodawca szpieguje pracowników.
Wiemy, że zaangażowani pracownicy są nawet o 23% bardziej rentowni i o 18% bardziej produktywni. Oprogramowanie do monitorowania pracowników z pewnością przyczynia się do tego; jedno z badań MIT wykazało, że przychody wzrosły o 7%, gdy pracownicy wiedzieli, że są monitorowani. Ale przede wszystkim przejrzystość i zaufanie to cechy charakterystyczne nowoczesnego monitorowania pracowników.
Praktyczne kroki umożliwiające przejście od nadzoru do współpracy
Zidentyfikuj podstawowe obawy
W ankiecie Spośród 20 000 osób w 11 krajach firma Microsoft odkryła, że 85% menedżerów miało trudności z zaufaniem, że pracownicy zdalni i hybrydowi są produktywni. Częścią problemu było to, że 54% menedżerów pracujących osobiście stwierdziło, że ma wgląd w pracę wykonywaną przez swoich pracowników, podczas gdy tylko 38% menedżerów hybrydowych stwierdziło to samo.
Oprogramowanie do monitorowania pracowników to skuteczna soczewka pozwalająca uzyskać wgląd w wydajność. Jednak menedżerowie nadal muszą pracować nad ewolucją sposobu myślenia organizacji, aby zobaczyć pełne korzyści. U podstaw monitorowania zorientowanego na doskonalenie leży wspólny cel organizacji, jakim jest ciągłe doskonalenie.
Co menedżerowie i pracownicy zrobią z tymi danymi? W jaki sposób pomoże to w rozwoju organizacji? Jakie są obecne słabe punkty w istniejących systemach biznesowych? Odpowiedź na te pytania pomaga edukować kierownictwo i pracowników na temat korzyści płynących z monitorowania zorientowanego na doskonalenie i zjednoczyć zespół na rzecz wspólnych celów.
Oceń swoje potrzeby w zakresie monitorowania
Każda organizacja jest wyjątkowa. Przejście na monitorowanie zorientowane na doskonalenie i narzędzia stosowane do wdrożenia zmiany powinny odpowiadać Twoim konkretnym potrzebom.
Teraz jesteśmy gotowi na wdrożenie oprogramowania do monitorowania pracowników
1. Oceń obecne praktyki
Przeprowadź wewnętrzny audyt bieżących metod monitorowania. Zidentyfikuj procesy wymagające intensywnego nadzoru i ich wpływ na morale i produktywność pracowników.
2. Wyznaczaj jasne cele
Zdefiniuj konkretne cele doskonalenia. Skoncentruj się na celach, które wzmacniają pozycję pracowników i wspierają współpracę, takich jak rozwój umiejętności, rozwiązywanie problemów i innowacje.
3. Wybierz odpowiednie narzędzia
Wybierz narzędzia monitorujące, które odpowiadają Twojemu nowemu podejściu. Szukaj systemów, które pozwalają pracownikom na samoocenę, informację zwrotną i aktywne uczestnictwo.
4. Komunikuj się często i szczerze
Dbaj o otwartą i przejrzystą komunikację. Wyjaśnij powody zmiany i korzyści, jakie przyniesie ona zarówno pracownikom, jak i organizacji, i przygotuj się na pytania.
5. Zgodność z prawem i przepisami*
Upewnij się, że nowe podejście do monitorowania jest zgodne z odpowiednimi przepisami i regulacjami, zwłaszcza z zakresu ochrony danych i praw pracowników do prywatności i informacji.
6. Program pilotażowy
Zacznij od pilotażowego programu na małą skalę, obejmującego wybraną grupę pracowników. Zbieraj opinie i dostosowuj podejście w oparciu o ich doświadczenia.
7. Dostosuj i skaluj
Udoskonalaj podejście do monitorowania w miarę jego wdrażania w całej firmie, aby nie stało się sztywne lub nieistotne.
8. Zapewnij zasoby
Zapewnij pracownikom dostęp do niezbędnych szkoleń, narzędzi i wsparcia, aby mogli prosperować w nowym środowisku monitorowania.
9. Wytyczne dotyczące monitorowania
Opracuj jasne wytyczne i oczekiwania wobec pracowników dotyczące samooceny, wyznaczania celów i współpracy. Zachęcaj do regularnych wizyt i przeglądów postępów.
10. Ciągłe doskonalenie
Stale oceniaj i udoskonalaj nowy proces monitorowania. Poproś pracowników o opinie i wprowadź zmiany, aby sprostać wszelkim wyzwaniom lub problemom.
Trwałe doskonalenie i zaufanie
Przejście z nadzoru na współpracę może być trudne w utrzymaniu, zwłaszcza gdy ludzie są zajęci zarządzaniem codziennymi zadaniami. Łatwo jest skupić się na izolowanych wskaźnikach produktywności i zapomnieć, że istnieje szerszy kontekst monitorowania nastawionego na doskonalenie.
Utrzymuj regularne meldunki
Menedżerowie mogą wykorzystywać dane z dnia roboczego jako punkt wyjścia do produktywnych rozmów jeden na jednego na temat postępów, wyzwań i rozwoju kariery pracownika. Spotkania te są okazją do budowania zaufania, udzielania wskazówek i demonstrowania działań afirmatywnych.
Zainwestuj w skuteczne szkolenia
Kontynuuj inwestowanie w rozwój pracowników, aby wspierać ich rozwój i zwiększać ich zdolność do skutecznego wnoszenia wkładu. Podobnie jak w przypadku Purity Products, możesz użyć oprogramowania do monitorowania pracowników, aby ocenić możliwości danej osoby i dostosować szkolenie do jej potrzeb.
Rekrutuj mistrzów współpracy
Liderzy organizacji muszą pozostać zaangażowani w nowe podejście. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, że ich wysiłki nie są lekceważone. Niestety, mniej niż jedna trzecia (30%) pracowników w USA uważa, że ich wkład liczy się w pracy, a 31% otrzymuje uznanie za dobrze wykonaną pracę.
Względy prawne i dotyczące prywatności
Wymogi prawne i dotyczące prywatności dotyczące monitorowania pracowników różnią się w zależności od kraju, a jeśli śledzisz zespoły międzynarodowe, należy wykonać dodatkowe kroki.
USA
Ustawa o prywatności komunikacji elektronicznej z 1986 r. (ECPA) to prawo federalne chroniące prywatność komunikacji elektronicznej. ECPA umożliwia przedsiębiorstwom monitorowanie komunikacji ustnej i pisemnej (z uzasadnionego powodu biznesowego), a ponadto istnieje możliwość monitorowania innych działań za zgodą. Jeśli chodzi o komputery będące własnością firmy, pracodawcy mogą monitorować aktywność w Internecie, o ile przestrzegają odpowiednich przepisów dotyczących prywatności.
W niektórych stanach USA obowiązują bardziej restrykcyjne przepisy niż ECPA, podczas gdy w innych obowiązują mniej restrykcyjne przepisy.
Europa
W UE nie ma szczegółowych przepisów dotyczących monitorowania pracowników. Większość firm stosuje Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), prawo UE chroniące prywatność danych osobowych. RODO ma zastosowanie do wszystkich firm przetwarzających dane osobowe osób fizycznych w UE, niezależnie od tego, gdzie znajduje się firma.
RODO wymaga, aby firmy uzyskały zgodę osób fizycznych przed gromadzeniem lub przetwarzaniem ich danych osobowych, a firmy muszą przeprowadzić ocenę wpływu na prywatność przed wdrożeniem oprogramowania śledzącego.
Australia
Żadne konkretne prawo nie obejmuje monitorowania pracowników, dlatego firmy powinny zapoznać się z odpowiednimi przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi w celu uzyskania wskazówek. Pracodawcy zazwyczaj mogą zainstalować oprogramowanie monitorujące na komputerach firmowych, pod warunkiem powiadomienia pracownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
Wielka Brytania
Ustawa o ochronie danych z 2018 r. (DPA) umożliwia pracodawcom monitorowanie aktywności pracowników za ich zgodą. DPA określa wytyczne dotyczące monitorowania pracowników, w tym jasną komunikację w umowie o pracę oraz określenie, czy monitorowane są prywatne rozmowy i e-maile.
Wniosek
Przejście w kierunku monitorowania pracowników skoncentrowanego na doskonaleniu oznacza znaczącą ewolucję w sposobie, w jaki organizacje podchodzą do produktywności i zaangażowania pracowników. Ten postępowy model, wyłaniający się w obliczu wyzwań związanych z pandemią, uznaje wartość przejrzystości, zaufania i współpracy.
Stawiając na pierwszym miejscu rozwój i dobre samopoczucie pracowników, monitorowanie ukierunkowane na doskonalenie nie tylko zwiększa produktywność, ale także sprzyja bardziej etycznej i wspierającej kulturze miejsca pracy. W miarę postępów staje się jasne, że sukces pracy zdalnej i zdrowie środowisk organizacyjnych zależą od tego empatycznego i strategicznego podejścia.
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą odnieść korzyści z tej zmiany paradygmatu, która obiecuje na nowo zdefiniować granice pracy i produktywności w epoce nowożytnej.
