Słowo „wydajność” ma kilka znaczeń. Może odnosić się do pokazów artystycznych prezentowanych przez aktorów i muzyków lub – bardziej ogólnie – do sposobu, w jaki dana osoba wykonuje jakąś czynność. W miejscu pracy wydajność pracownika definiuje się na podstawie tego, jak dobrze członek personelu wywiązuje się z obowiązków wynikających ze swojej roli i przestrzega wartości i standardów firmy.
Kluczowym wyzwaniem dla menedżerów i liderów jest poczucie pewności, że wiedzą, czy pracownicy są Naprawdę dobrze się zaprezentować lub po prostu odegrać przekonującą rolę. Z raportu Slack State of Work 2023 wynika, że na całym świecie pracownicy wydają okay 30% dnia na „pracę performatywną”—praca, która sprawia wrażenie zajętej, bez faktycznego przyczyniania się do osiągnięcia strategicznych wyników.
Dlatego dzielimy się podstawowymi informacjami na temat tego, dlaczego wydajność pracowników ma znaczenie, co tak naprawdę przyczynia się do doskonałej wydajności oraz jak można zrozumieć i rozwiązać problemy związane z wydajnością pracowników.
Dlaczego pomiar wydajności pracowników jest ważny
W ciągu ostatniej dekady zarządzanie wydajnością pracowników przeszło od skupiania się raz w roku i opartego na ocenach na tym, czy ktoś zasługuje na podwyżkę, na konieczność ciągłego doskonalenia, opartą na regularnych informacjach zwrotnych, coachingu i rozwoju kariery.
Istnieją trzy ważne powody, dla których warto gromadzić dane i wkład od swojego zespołu w ramach podejścia do monitorowania skoncentrowanego na doskonaleniu:
1. Wyniki pracowników nie są refleksją na koniec roku
Jeśli chcesz mieć pewność, że cele biznesowe wysokiego szczebla są realizowane, a wartości firmy są przestrzegane, musisz zrozumieć realizację (oraz bariery lub problemy z realizacją) na poziomie pracownika i zespołu – przez cały rok.
Wyniki badania przeprowadzonego przez Mercera 70% liderów HR Uważamy, że jest wiele do zrobienia w łączeniu procesów zarządzania wynikami z lepszym codziennym zarządzaniem talentami.
2. Wydajność pracowników nie jest jednowymiarowa
Wydajność pracowników jest powiązana z holistycznym spojrzeniem na wyniki, postawy i zachowania poszczególnych pracowników. Wydajność, jakość i skuteczność muszą być równoważone umiejętnością dobrej komunikacji, utrzymywania dobrego samopoczucia, interakcji z innymi z szacunkiem i etycznego zachowania.
Na przykład:
- Na pierwszy rzut oka pracownik może wydawać się bardzo wydajny, ale po bliższym przyjrzeniu się może się okazać, że wykonuje pracę, która nie jest priorytetem i nie spełnia standardów jakości.
- Przedstawiciel handlowy może przekraczać swoje cele, ale może pracuje za dużo, nie współpracuje ze swoim zespołem i jest bliski wypalenia zawodowego lub odejścia.
3. Do zrozumienia wydajności pracowników potrzebne są bogate dane
Pomiar i ocena wyników wymaga wielu wskaźników i spostrzeżeń opartych zarówno na metrykach jakościowych, jak i ilościowych. Jako menedżer lub dyrektor ds. ludzi nie możesz polegać wyłącznie na swoim wrażeniu na temat produktywności lub sympatii danej osoby.
Jest to szczególnie prawdziwe w nowoczesnych hybrydowych i zdalnych miejscach pracy, gdzie widoczność członków zespołu nie może łatwo wpływać na postrzeganie ich wydajności. Jednak nawet gdy wszyscy przychodzą do biura osobiście, cyfrowe przepływy pracy wymagają cyfrowych narzędzi do monitorowania pracowników, aby uzyskać dokładny obraz wydajności pracowników.
Czynniki wpływające na wydajność pracowników
Pracownicy będą mieli różne wewnętrzne i zewnętrzne motywacje do osiągania wysokich wyników. Niektórzy ludzie są z natury sumienni, inni kierują się bardziej rywalizacją lub dążeniem do premii.
Indywidualna wydajność jest także produktem środowiska i kultury pracy. Masz możliwość wspierania poprawy wydajności pracowników poprzez politykę obowiązującą w całej firmie i podejście do zarządzania ludźmi.
Oto niektóre typowe sposoby motywowania wysiłków pracowników przez firmy:
- Wynagrodzenie i benefity
- Strategie zaangażowania pracowników
- Programy nagród i uznania
- Planowanie sukcesji i programy mobilności wewnętrznej
Powinieneś także starannie zaprojektować i wspierać te aspekty pracy, aby pozytywnie wpłynąć na wydajność pracowników:
1. Wyznaczanie celów
Cele utrzymują pracowników na właściwej drodze, co pozwala im osiągać dobre wyniki. Ostatecznie pracownicy potrzebują jasnych wskazówek od góry dotyczących wizji, misji i kroków wymaganych do osiągnięcia celów.
Przy ustalaniu indywidualnych celów, w których coś może pójść nie tak, należy uwzględnić:
- Stawianie celów zbyt łatwych, niejasnych i na niskim poziomie. Chociaż cele powinny być osiągalne, każdy powinien uwzględnić pewne cele rozciągające, które stanowią dla niego wyzwanie.
- Nie angażowanie pracowników. Badania Gallupa pokazują, że gdy menedżerowie angażują bezpośrednich podwładnych w ustalanie celów, pracownicy tak właśnie robią 3,6 razy większe prawdopodobieństwo zaangażowania.
- Stawianie celów zbyt trudne i nieelastyczne. Może to wywierać presję na ludzi, aby stracili z oczu szerszy obraz, poczuli się przytłoczeni lub postępowali nieuczciwie, aby uniknąć porażki.
2. Środowisko fizyczne
Dosłowny komfort pracowników podczas korzystania z narzędzi jest ważny dla wydajności — niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w domu. Rozważ ergonomiczne konfiguracje biurek, które mogą obejmować dostosowywane krzesła, biurka do pracy na siedząco i na stojąco oraz specjalistyczne klawiatury, aby zapewnić pracownikom prawidłową postawę i uniknąć wysiłku fizycznego podczas pracy.
Jeśli poważnie myślisz o zwiększaniu wydajności pracowników, zwróć także uwagę na aspekty swojego biura, takie jak oświetlenie, zieleń, dzieła sztuki, hałas, temperatura, dostęp do przestrzeni prywatnych i pokojów socjalnych.
3. Usprawnione narzędzia i procesy
Zbyt wiele systemów i kroków niezbędnych do wykonania pracy to częsta skarga osób osiągających wysokie wyniki. Chcą uproszczonych przepływów pracy, które pozwolą im mieć większą autonomię w zakresie czasu i sposobu wykonywania zadań – pod warunkiem, że osiągną pożądany rezultat. Pomaga zapewnić:
Skonsolidowane systemy informacyjne zapewniające całodobowy dostęp do informacji oraz narzędzia zwiększające produktywność, które wspierają pracę asynchroniczną, dzięki czemu ludzie doświadczają mniej przerw w ciągu dnia.
Zintegrowane aplikacje, które umożliwiają pracownikom korzystanie z szerszego zakresu wymaganych narzędzi, a jednocześnie minimalizują potrzebę przełączania się między wieloma różnymi platformami – co, jak wykazały poprzednie badania, może powodować ponad 50% przerw w dniu pracy.
4. Wsparcie menadżerskie i informacja zwrotna
Jasne i konstruktywne informacje zwrotne, pochwały i wsparcie ze strony liderów, przekazywane regularnie, służą dwóm celom: podnoszeniu wyników poprzez:
- Zachęcający pracownikom osiągającym słabe wyniki w celu zidentyfikowania problemów, przejęcia odpowiedzialności za nie i rozwiązania ich, aby mogli się doskonalić i rozwijać w pracowników osiągających wysokie wyniki.
- Podporowy co osoby osiągające najlepsze wyniki robią dobrze i jak przyczynia się to do rozwoju biznesu, aby mogli pozostać skupieni, czuć się zaangażowani i doceniani.
Dla menedżerów ludzi niezwykle ważne jest przezwyciężenie dyskomfortu lub obawy, że informacje zwrotne nie zostaną dobrze przyjęte. Badania pokazują warto po prostu przyjąć perspektywę potencjalnego odbiorcy informacji zwrotnej — czy byłby wdzięczny, gdyby wiedział, że zwracasz na niego uwagę i chcesz, aby odniósł sukces?
5. Umiejętności, szkolenia i kultura uczenia się
Oferowanie szkoleń i kultywowanie kultury uczenia się poprawia wydajność, ponieważ zaszczepia pracownikom nową wiedzę, umiejętności i pewność siebie. Większe kompetencje i dzielenie się wiedzą zwiększają wydajność pracowników.
Na przykład pracownik, który przejdzie ukierunkowane szkolenie w zakresie oprogramowania, z którego ma korzystać na co dzień – może to być kurs online lub nawet nauka typu peer-to-peer – z większym prawdopodobieństwem będzie efektywnie korzystać z funkcji oprogramowania i dostarczać bardziej dopracowane wyniki.
Pamiętaj, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, jeśli chodzi o rozwój zawodowy, dlatego wgląd w wyniki poszczególnych pracowników jest kluczem do tworzenia spersonalizowanych planów szkoleniowych.
Rola przywództwa w zwiększaniu wydajności
Liderzy firm odgrywają kluczową rolę w wywołaniu reakcji łańcuchowej, która wyzwala wysoką indywidualną wydajność w całej organizacji. W szczególności przywództwo jest niezbędne do uzyskania ciągłego feedbacku, jak omówiono powyżej.
Informacje zwrotne od lidera mogą mieć większy wpływ, ponieważ sprawiają, że pracownicy czują się zauważani i doceniani. Kiedy przywódcy również zapytać w celu uzyskania opinii:
- Zwiększa ich zdolność do zaspokajania potrzeb zespołu i oferowania lepszych wskazówek.
- Otwiera kanały komunikacji, co poprawia bezpieczeństwo psychiczne i zaufanie.
Kultura organizacyjna jest także w dużej mierze kształtowana przez liderów. Zachowania i wartości przywódcze często rozprzestrzeniają się w całej organizacji jak zaraza – co może być pozytywne i negatywne.
- Z dobrej strony, inspirujący liderzy, którzy wzorują się na etycznej i opartej na współpracy wysokiej wydajności, mogą pobudzić swoje zespoły do dążenia do osiągnięcia wizji firmy. Świadczy o tym wysoki poziom swobodnego wysiłku, optymizmu i pracy zespołowej.
- Po stronie negatywnejtoksyczni przywódcy, którzy modelują aroganckie, nieodpowiedzialne i nieuczciwe zachowania, mogą zaszczepić te same zachowania u podwładnych. Może to skutkować zwiększoną nieufnością, niskim zaangażowaniem, częstszym pójściem na łatwiznę i wyższą rotacją.
Co się dzieje, gdy pracownicy osiągają złe wyniki?
W najgorszym przypadku pracownicy, którzy nie spełniają oczekiwań na swoim stanowisku, mogą wpakować Twoją firmę w poważne kłopoty, ignorując obowiązki prawne i związane z przestrzeganiem przepisów lub podejmując działania przestępcze i nieetyczne.
Średnia wydajność nie wydaje się wielkim ryzykiem, ale stopniowo osłabia przewagę konkurencyjną Twojej firmy. Gdy wydajność pracowników jest niska, ma to konsekwencje w całej firmie:
- Osoby mogą stracić pewność siebie, wycofać się i zrezygnować.
- Praca zespołowa może ucierpieć z powodu słabej współpracy, przeróbek i urazy.
- Pracownicy wnoszą mniejszą wartość dodaną, zwiększając koszty zarządzania talentami.
- Kultura firmy może osłabnąć, przez co będziesz mniej atrakcyjny dla nowych pracowników.
- Klienci mogą stać się niezadowoleni, złożyć reklamację lub odejść.
- Rozwój firmy, reputacja i przychody mogą spaść.
Musisz zredukować słabą wydajność – ale skoncentruj się jeszcze bardziej na podnoszeniu poziomu wszystkich poprzez tworzenie miejsca pracy o wysokiej wydajności.
A Badanie Gartnera 2023 wykazało, że tylko 29% liderów HR było przekonanych, że obecne procesy w ich organizacji skutecznie pomogą pracownikom osiągnąć i utrzymać najlepszą możliwą wydajność.
Gartner twierdzi, że aby zoptymalizować wydajność pracowników, pracodawcy muszą dostarczać „wskazówek dotyczących wydajności” w formie wskazówek, takich jak:
- Zapewnienie strategicznego kontekstu decyzji biznesowych, a jednocześnie umożliwienie autonomii w odniesieniu do codziennych zadań.
- Włączenie dobrego samopoczucia do podejścia do pracy, aby pomóc pracownikom ustalić zrównoważone tempo, a także zachęcić ich do dbania o siebie.
- Pokazywanie pracownikom w czasie rzeczywistym, kiedy osiągnięto sukces, i docenianie wysokiej wydajności w kluczowych momentach, aby wzmocnić i napędzać pożądany postęp.
Jak identyfikować i rozwiązywać problemy z wydajnością pracowników?
Trudno jest w pełni zmierzyć wydajność pracowników i wpłynąć na nią, a samo posiadanie wskaźników nie wystarczy.
- Zobacz, kiedy ludzie pracują, jakie są ich codzienne schematy pracy i otrzymuj wskazówki, gdy ludzie pracują w nietypowych lub nadmiernych godzinach i mogą być narażeni na ryzyko wypalenia zawodowego.
- Uzyskaj obiektywne informacje w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci natychmiast przekazać przydatne informacje zwrotne, rozpoznać osoby osiągające najlepsze wyniki i pociągnąć do odpowiedzialności zarówno poszczególne osoby, jak i osoby nimi zarządzające.
- Porównaj poziomy aktywności i produktywności różnych zespołów w organizacji, aby wykryć ograniczenia wydajności związane z zasobami lub zarządzaniem.
- Zidentyfikuj, które oprogramowanie i aplikacje internetowe faktycznie przyczyniają się do wysokiej wydajności, potencjalnie marnują czas lub nie są efektywnie wykorzystywane.
