Większość firm potrzebuje metody śledzenia czasu pracy, aby rejestrować i weryfikować, jak długo każdy pracownik pracował codziennie, co tydzień lub co miesiąc nad konkretnymi projektami.
Może to obejmować dokonywanie regularnych płatności, a także monitorowanie produktywności i wydajności pracowników.
Karty czasu pracy występują w różnych formach. Choć tradycyjnie karta czasu pracy była „kartką” papieru, na której ręcznie pisano i obliczano przepracowane godziny, obecnie przekształciła się albo w udostępniany online dokument w formacie Excel lub Word, który wszyscy wypełniają każdego dnia, albo w zautomatyzowane oprogramowanie online, które działa w tle i śledzi, nad czym pracują Twoi pracownicy.
Spis treści
Korzyści ze śledzenia czasu
Ze śledzenia czasu pracowników korzystają duże i małe firmy, agencje, zdalne zespoły i rozwijające się start-upy, ponieważ zapewnia szybki i łatwy sposób na poprawę produktywności operacji biznesowych.
Karty czasu pracy pozwalają rejestrować, nad czym pracownicy pracowali w każdej godzinie spędzonej w biurze. W ten sposób wiesz, co wszyscy robią i gdzie spędzają czas.
Jak to pomaga?
Można nie tylko znajdź najbardziej produktywnych pracowników ale może także analizować, które projekty lub procesy są stratą czasu, a które są bardziej opłacalne dla Twojego biznesu.
Mając tę wiedzę, możesz być lepszym menedżerem i podejmować wnikliwe decyzje dotyczące rozwoju swojej firmy.
W tym poście omówimy następujące kwestie:
Szablony śledzenia czasu w programie Excel
Udostępnimy Ci wzory następujących grafików:
Plusy i minusy śledzenia czasu w Excelu
Omów arkusze śledzenia czasu w Excelu, które choć są ręczne i czasochłonne, mają pewne zalety.
Automatyczne śledzenie czasu – alternatywa dla Excela
Dlaczego arkusze czasu pracy w Excelu?
Te karty czasu pracy są proste w użyciu, ponieważ pracownicy muszą jedynie zalogować się do godziny rozpoczęcia i zakończenia godzin pracy, a menedżer może skorzystać z automatycznych formuł Excela, aby obliczyć całkowite wynagrodzenie na podstawie stawek godzinowych i wynagrodzenia za nadgodziny.
Co więcej, wielu menedżerów i pracowników tradycyjnych, nietechnicznych firm jest przyzwyczajonych do pracy z Excelem, a nie z narzędziami do śledzenia czasu SaaS.
Darmowe szablony śledzenia czasu w programie Excel
Oto 4 bezpłatne szablony śledzenia czasu w programie Excel, które możesz modyfikować, aby efektywnie śledzić godziny pracy pracowników:
1. Tygodniowy grafik
Tygodniowy arkusz czasu pracy jest niezbędny, jeśli w trybie tygodniowym obliczasz czas pracy pracownika, płatny urlop i wynagrodzenie.
Pobierz bezpłatny tygodniowy grafik
2. Dwutygodniowy grafik
Niektóre firmy płacą swoim pracownikom raz na dwa tygodnie. Ten dwutygodniowy grafik może być przydatny do obliczenia godzin pracy pracowników, płatnego urlopu i wynagrodzeń za każde 14 dni.
Pobierz bezpłatny dwutygodniowy grafik pracy
3. Miesięczny grafik
Skorzystaj z tego miesięcznego arkusza czasu pracy, jeśli raz w miesiącu obliczasz godziny pracy swoich pracowników, płatne dni wolne i wynagrodzenia.
Pobierz bezpłatny miesięczny grafik
4. Karta czasu pracy projektu
Użyj tego szablonu, jeśli pracujesz z różnymi klientami i chcesz obliczyć godziny przepracowane nad konkretnymi projektami. Można go również stosować w firmach, w których należy śledzić rozliczane godziny, aby prawidłowo wystawiać faktury klientom, lub gdzie czas pracownika jest śledzony w odniesieniu do projektów.
Pobierz bezpłatny grafik projektu
Jak korzystać z bezpłatnych arkuszy śledzenia czasu w programie Excel
- Pobierz odpowiedni arkusz śledzenia czasu w programie Excel i zmodyfikuj lub dodaj dowolne kolumny, takie jak lokalizacja pracownika, numer pracownika, kod stanowiska lub cokolwiek innego, co jest niezbędne do rejestrowania konkretnego aspektu Twojej firmy.
- Te arkusze Excel wykonają za Ciebie wszystkie obliczenia w oparciu o formuły zawarte w komórkach arkusza kalkulacyjnego.
- Łączna liczba godzin jest obliczana automatycznie. Wystarczy wprowadzić dane dotyczące czasu wejścia i limitu czasu.
- Całkowite wynagrodzenie jest również obliczane automatycznie na podstawie ustawionej stawki za godzinę.
- W naszych darmowych szablonach Excel komórki zawierające formuły służące do obliczenia sumy godzin i całkowitego wynagrodzenia są zablokowane. Ma to na celu zapobieżenie przypadkowym zmianom w nich. Jeśli tworzysz grafiki od podstaw, określ komórki, które użytkownicy mogą edytować, i zablokuj komórki zawierające obliczenia płatności, zanim zapiszesz arkusz Excel.
- Można także włączyć kolumnę Godziny urlopu/choroby. Pracownik może wprowadzić ten czas i może on zostać odzwierciedlony w wynagrodzeniu całkowitym, w zależności od polityki firmy dotyczącej płacenia za przerwy spowodowane chorobą, urlopem lub czasem wolnym.
Szybka wskazówka: Odbieranie i przechowywanie grafików w formacie Excel w postaci wydruków lub oddzielnych wiadomości e-mail od każdego pracownika może być uciążliwe. Aby to usprawnić, użyj Microsoft Sharepoint, aby utworzyć bibliotekę dokumentów i włączyć przychodzącą pocztę e-mail. Twoi pracownicy mogą następnie wysyłać swoje arkusze czasu pracy na centralny adres e-mail.
Arkuszy śledzenia czasu w programie Excel można używać do rejestrowania i monitorowania godzin pracy pracowników, przerw, nadgodzin, zwolnień lekarskich, urlopów lub czasu spędzanego z dala od komputera.
Możesz także uzyskać przegląd tego, jak pracownik pracuje – czy zarejestrował większą liczbę nadgodzin, czy brał częste urlopy i dni chorobowe – zaglądając do jego grafiku. Mimo że w arkuszach czasu pracy w programie Excel gromadzone są dane z więcej niż kilku miesięcy, przegląd i analiza tych danych staje się coraz bardziej skomplikowana.
Korzyści z arkuszy śledzenia czasu w programie Excel
Oto 3 zalety arkuszy śledzenia czasu w programie Excel:
- Excel jest darmowy w postaci dołączonej do pakietów Microsoft Office. Możesz pobrać nasze szablony lub stworzyć od podstaw swoje karty czasu pracy w programie Excel. Nie musisz płacić ani grosza, aby kupić nowe oprogramowanie lub aplikację.
- Jest bezpieczny i prosty w użyciu. Jedyne, co pracownicy muszą zrobić, to zalogować się do swojego czasu przyjścia i wyjścia. Nie muszą martwić się o nic innego. Jako menedżer również nie musisz obliczać płatności, ponieważ robią to za Ciebie formuły programu Excel. Jest to z pewnością prostsze niż korzystanie z papierowej karty czasu pracy. Co więcej, wszystkie dane zapisywane są lokalnie na Twoim firmowym dysku sieciowym.
- Nie potrzeba żadnego szkolenia. Jako menadżer lub pracownik nie potrzebujesz żadnego dodatkowego szkolenia, aby zacząć korzystać z grafików w Excelu.
Wady arkuszy śledzenia czasu w programie Excel
Ale nie wszystko jest różowe w świecie Excela.
Oto 7 powodów, dla których korzystanie z arkuszy śledzenia czasu w programie Excel może być szkodliwe dla Twojej firmy:
- Jest podatny na błędy ludzkie. Jeśli formuły są nieprawidłowe, w obliczeniach sum pominięto kluczowe liczby lub zapomnisz wprowadzić dane we właściwym formacie, może to prowadzić do rażących błędnych obliczeń i błędów w płacach. Co więcej, najczęstszym błędem ludzkim, z jakim spotykają się arkusze Excela, są omyłkowo usunięte karty czasu pracy. Często odzyskanie przypadkowo usuniętych danych lub całych grafików jest trudne. Może to mieć katastrofalne skutki, jeśli nie ma kopii zapasowych ani systemów umożliwiających odzyskanie usuniętych danych.
- Nie można śledzić rzeczywistych godzin pracy w porównaniu z raportowanymi godzinami pracy. Musisz polegać na umiejętnościach swoich pracowników w zakresie rejestrowania czasu wejścia i wyjścia. W przypadku raportowania czasu poświęconego na projekt rozbieżność wynosząca 5–10 minut może nie być jednak nadmierna, ale jeśli te różnice są bardziej znaczące, może to kosztować Twoją firmę dużo pieniędzy. Nie ma możliwości monitorowania, jak długo pracownik faktycznie pracuje nad zadaniem.
- Trudno modyfikować lub aktualizować dane. Dodawanie nowych danych lub wprowadzanie poprawek w arkuszach kalkulacyjnych jest czasochłonne. Co więcej, korekty mogą nawet nie być widoczne, dopóki nie będzie już za późno na okres rozliczeniowy, a pracownik może otrzymać niewystarczające wynagrodzenie.
- Analiza produktywności pracowników jest również uciążliwa w przypadku arkuszy czasu pracy w Excelu. Jako menedżer możesz przeglądać tygodniowy grafik pracowników, aby zobaczyć, jak długo pracował w różne dni lub przy konkretnych projektach. Jednak ilość danych prezentowanych w jednym arkuszu może utrudniać dostrzeżenie prawidłowości lub wyciągnięcie użytecznych wniosków. Może to również prowadzić do błędnej interpretacji danych i podejmowania błędnych decyzji na podstawie tych błędnych interpretacji.
- Dane historyczne nie są bezpieczne. Arkusze czasu pracy w programie Excel nie są przeznaczone do przechowywania danych historycznych. Bardzo często pliki te są „aktualizowane”, aby utrzymać ich rozmiar na rozsądnym poziomie, przez co firmy tracą dane historyczne. Bez danych historycznych trudno jest dostrzec długoterminowe trendy lub opracować strategię budowania systemów produktywności dla firmy i jej pracowników.
- Nie jest przeznaczony do pracy w czasie rzeczywistym. Jeśli masz duży zespół, śledzenie, którzy pracownicy przesłali swoje karty czasu pracy, jest bardzo kłopotliwe. Często udostępniany grafik nie jest tworzony w czasie rzeczywistym, dlatego menedżerowie otrzymują z opóźnieniem informacje o faktycznie przepracowanych godzinach lub nieodpowiednie informacje o zmienionych okolicznościach. Jeśli pracownik ma przerwę ze względów zdrowotnych lub nagłych wypadków, może to nie być odzwierciedlone w karcie czasu pracy. Arkusze śledzenia czasu są w najlepszym razie wysyłane e-mailem raz w tygodniu. Może to skutkować problemem zagubienia danych w skrzynce menadżerskiej, zduplikowania danych, a nawet otrzymania błędnej wersji pliku.
- Excel ma tendencję do awarii. Im częściej aktualizujesz i udostępniasz konkretny arkusz Excela, tym większe ryzyko uszkodzenia pliku i utraty danych.
Automatyczne, nieinwazyjne śledzenie czasu
Korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu w chmurze może ułatwić i skutecznie monitorować godziny pracy pracowników, nie tylko dla menedżera, ale także dla samego pracownika.
Dobra aplikacja do śledzenia czasu będzie posiadać wiele funkcji, które pomogą Ci zwiększyć produktywność pracowników, zapobiec niewłaściwemu wykorzystaniu czasu firmy do celów osobistych, pomóc w planowaniu i przydzielaniu siły roboczej, śledzić postęp projektu, zarządzać rozliczeniami klientów i tak dalej.
Co więcej, są one przechowywane w jednej bazie danych, co ułatwia generowanie raportów dla pojedynczych osób, małych grup pracowników, działów lub całej firmy. Kolejną korzyścią jest łatwość identyfikacji, kiedy i u jakich użytkowników dokonano zmian w arkuszach czasu pracy. Ponadto korekty wprowadzane w aplikacjach do śledzenia czasu są natychmiastowe, co oznacza mniej błędów w płacach.
Dlaczego Doktor Czasu?
Narzędzie monitoruje czas pracy w czasie rzeczywistym z dokładnością do sekundy, dzięki czemu nie muszą pamiętać, czy wczoraj spędzili 5,30 godzin nad projektem APPLE, czy 5,39 godziny.
Możesz śledzić czas spędzony przez każdego pracownika na konkretnych zadaniach i projektach. Aplikacja nie tylko śledzi całkowity czas przepracowany przez każdego członka zespołu, ale także zapewnia zestawienie czasu poświęconego na poszczególne projekty (lub klientów) i zadania.
Narzędzie nie monitoruje jednak aktywności pracowników w czasie wolnym i poza godzinami pracy.
Całkowity czas pracy nad każdym zadaniem można ręcznie modyfikować, a menedżer może sprawdzić, czy dokonano ręcznego dodania lub usunięcia.
Śledzenie w czasie rzeczywistym
Przypomnienie o śledzeniu czasu
Narzędzie przypomina o rozpoczęciu śledzenia czasu i jego zakończeniu, gdy pracownicy odwiedzają strony internetowe, które mogą nie być związane z pracą (np. Facebook).
Nie śledzi przerw kawowych
Wiele metod sprawdzania dokładności śledzonego czasu
Narzędzie wykorzystuje różne metody w celu sprawdzenia, czy zarejestrowany czas był prawdziwą pracą. Należą do nich zrzuty ekranu robione w regularnych odstępach czasu, poziom aktywności klawiatury i myszy oraz używane strony internetowe i aplikacje.
Nie można także „podwójnie zarezerwować” swojego czasu. Na przykład, jeśli przydzielisz czas na czynność A w godzinach 15:00–17:00, nie możesz przypisać drugiego zajęcia do tego samego przedziału czasowego.
Inne funkcje Time Doctor warte poznania
Monitorowanie stron internetowych i aplikacji
Ten raport pomaga zidentyfikować problemy z produktywnością. Na przykład, jeśli jesteś autorem treści i spędzasz na pisaniu tylko 20% swojego czasu, możesz zobaczyć, co zajmuje resztę Twojego czasu i wprowadzić zmiany, aby wrócić na właściwe tory.
Jest to również niezwykle przydatna funkcja, jeśli współpracujesz z pracownikami zdalnymi lub freelancerami. Ta funkcja może pomóc upewnić się, że faktycznie pracują, a nie wykonują pracę osobistą w czasie służbowym. Jeśli do śledzenia czasu używasz programu Excel, nie byłoby to możliwe do zweryfikowania.
Kontrola prywatności
Śledzenie czasu za pomocą zrzutów ekranu jest przydatne do monitorowania pracowników zdalnych oraz w niektórych typach firm, takich jak sklepy projektowe, które mogą je wykorzystywać do przeglądu procesów pracy i poprawy produktywności.
Dane do faktury
Zarządzanie zakłóceniami
Narzędzie wysyła także cotygodniowy raport o złym wykorzystaniu czasu do menedżerów zespołów, zawierający listę przeglądanych stron internetowych i aplikacji rozpraszających uwagę oraz czas ich używania w godzinach pracy.
Zaawansowane raportowanie
Możesz wykorzystać te informacje do analizy, który projekt lub klienci są bardziej opłacalni i gdzie możesz tracić pieniądze.
Wniosek
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz naprawdę mały zespół lub dopiero zaczynasz monitorować czas pracowników, skorzystanie z naszych bezpłatnych arkuszy śledzenia czasu pracy w programie Excel może być proste i skuteczne.
