Śledzenie projektów, terminów i zasobów poszczególnych członków zespołu nie jest łatwym zadaniem. Zamiast żonglować e-mailami, wydarzeniami w kalendarzu i notatkami, uprość proces dzięki rozwiązaniu do śledzenia zadań pracowników.
Od metod ręcznych po narzędzia zautomatyzowane — ten przewodnik opisuje najlepsze narzędzia do śledzenia zadań dla zespołów zdalnych, hybrydowych i biurowych — zawiera także wskazówki dotyczące maksymalizacji wartości wybranej opcji.
Spis treści
Jakie są najlepsze sposoby śledzenia pracowników?
Śledzenie aktywności pracowników nie ma jednego rozwiązania dla wszystkich. Najlepsza opcja dla Twojego zespołu zależy od charakteru Twojej firmy oraz lokalizacji i wielkości siły roboczej.
Urządzenia do śledzenia fizycznego często dobrze sprawdzają się w przypadku zespołów biurowych, ponieważ każdy może uzyskać do nich dostęp osobiście. Jednak w przypadku zespołów hybrydowych i zdalnych lepszym wyborem jest narzędzie oparte na chmurze.
Rodzaj wykonywanych zadań ma również wpływ na wybrane rozwiązanie. W przypadku zadań jednorazowych prostsze może być lepsze. Jednak w przypadku powtarzalnych zadań potrzebne jest narzędzie umożliwiające automatyczne oznaczanie, kategoryzowanie i powielanie wszystkiego.
Wielkość Twojego zespołu powinna również uwzględniać Twoją decyzję. Jeśli planujesz skalować swój zespół lub projekty, potrzebujesz rozwiązania, które będzie rosło wraz z Tobą.
Ręczne sposoby śledzenia zadań pracowników
Metody ręczne często sprawdzają się najlepiej w przypadku śledzenia jednorazowych zadań lub projektów, które nie wymagają automatyzacji. Świetnie sprawdzają się także przy szybkim notowaniu elementów, szczególnie w przypadku zespołów pracujących w biurze.
Listy rzeczy do zrobienia
Listy zadań do wykonania pozwalają śledzić wszystko, co Twój zespół musi osiągnąć. Zwykle przyjmują jeden z dwóch formatów:
- Listy papierowe, które możesz szybko zanotować
- Aplikacje z interaktywnymi listami zadań
Ponieważ są szybkie i łatwe w użyciu, listy rzeczy do zrobienia tak naprawdę nie wymagają nauki. Jednak prawdopodobnie nie pozwolą Ci zaoszczędzić dużo czasu.
Listy rzeczy do zrobienia nie pozwalają na automatyzację, nawet jeśli tworzysz je za pomocą aplikacji. Nie obsługują także współpracy ani udostępniania, co czyni je lepszymi do śledzenia poszczególnych zadań.
Tablice
Tablice to fizyczne lub cyfrowe tablice, na których Twój zespół może tworzyć listy zadań. Jedną z ich przewag nad listami zadań do wykonania jest to, że tablice umożliwiają współpracę. Każdy członek Twojego zespołu może dodać lub zaznaczyć element.
To powiedziawszy, one również zazwyczaj nie pozwalają na automatyzację, szczególnie w przypadku korzystania z fizycznych tablic w biurze. To sprawia, że tablice są mniej wydajnym rozwiązaniem i mniej idealnym rozwiązaniem w przypadku złożonych projektów z powtarzalnymi zadaniami.
Arkusze kalkulacyjne
Arkusze kalkulacyjne to pliki cyfrowe umożliwiające śledzenie i organizowanie zadań. Jedną z zalet, jakie mają w porównaniu z listami zadań i tablicami, jest to, że arkusze kalkulacyjne wspierają współpracę i etykietowanie, co czyni je rozsądnym rozwiązaniem do wspólnej pracy zespołów.
Arkusze kalkulacyjne nie mają jednak wbudowanych szablonów śledzenia zadań. Musisz stworzyć własny lub dostosować szablon publiczny, co często wymaga czasu i ręcznych testów.
Zautomatyzowane sposoby śledzenia zadań pracowników
Zautomatyzowane narzędzia zazwyczaj najlepiej sprawdzają się w przypadku większych zespołów i złożonych projektów z powtarzalnymi zadaniami. Ponieważ większość tych narzędzi jest oparta na chmurze, idealnie nadają się dla zespołów hybrydowych i zdalnych dowolnej wielkości.
Oprogramowanie do śledzenia czasu
Jeśli chcesz jednocześnie monitorować czas pracowników i zadania, oprogramowanie do śledzenia czasu może uprościć ten proces. Narzędzia te mają wbudowane moduły do śledzenia czasu i aktywności, które rejestrują wydajność pracowników w ciągu dnia pracy.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami
W przypadku projektów o bardziej złożonych strukturach dobrym rozwiązaniem jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami. Narzędzia te idealnie nadają się do organizowania projektów zawierających powiązane ze sobą zadania i konfigurowania zautomatyzowanych przepływów pracy.
Narzędzia do zarządzania zadaniami, takie jak Asana, Trello i Jira, mogą śledzić zadania. Obsługują także zależności między zadaniami, harmonogramy projektów, indywidualne zadania, terminy prac pracowników i kamienie milowe projektu.
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami może zaspokoić potrzeby wielu firm w zakresie śledzenia pracowników. Jednak oprogramowanie do zarządzania projektami jest lepsze, gdy potrzebujesz solidniejszego rozwiązania dla projektów wymagających szczegółowego planowania i współpracy zespołowej.
Narzędzia takie jak Microsoft Project i Smartsheet mogą wizualizować projekty za pomocą tablic Kanban i wykresów Gantta, tworzyć widoki kalendarza, podsumowywać postęp projektu i automatyzować powtarzalne procesy. Najlepiej nadają się do projektów zależnych od terminu.
Śledzenie lokalizacji GPS
W przypadku zarządzania pracownikami hybrydowymi lub zdalnymi ich lokalizacja może nie mieć znaczenia. Śledzenie lokalizacji ma jednak kluczowe znaczenie podczas pracy z pracownikami podróżującymi do miejsc pracy.
Narzędzia do śledzenia GPS, takie jak Workyard i Buddy Punch, monitorują lokalizację pracowników podczas wykonywania przez nich zadań. Oprogramowanie to rejestruje, kiedy pracownicy wchodzą i wychodzą, a także monitoruje zadania i zadania, które wykonują.
Systemy biletowe
Narzędzia do zarządzania projektami czasami nie zapewniają odpowiedniej elastyczności zespołom wsparcia. Zamiast tego systemy biletowe działają lepiej w zakresie generowania i przydzielania zadań.
Systemy biletowe, takie jak Zendesk i ServiceNow, współpracują z wieloma kanałami, kierują zadania do odpowiednich pracowników i wspierają współpracę w czasie rzeczywistym. Integrują się również z narzędziami do śledzenia czasu, aby zapewnić kompletne rozwiązanie.
Jakie korzyści śledzenie zadań pracowników przynosi Twojej firmie?
W jaki sposób śledzenie zadań może pomóc w osiągnięciu kluczowych celów? Właściwe rozwiązanie może przynieść korzyści Twojej firmie na kilka sposobów.
Zwiększona odpowiedzialność
Odpowiedzialność pracowników za codzienne zadania nie jest łatwa, niezależnie od tego, gdzie pracują. Jeśli Twój zespół ma trudności z przejęciem odpowiedzialności lub posiadaniem zadań, narzędzie do śledzenia pracowników jest mądrym rozwiązaniem.
Narzędzia do śledzenia zadań zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w to, nad czym pracownicy pracują w dowolnym momencie dnia, co może zwiększyć odpowiedzialność.
Poprawiona produktywność
Narzędzia do śledzenia pracowników zazwyczaj rejestrują, ile czasu zajmują zadania, kiedy nad nimi pracują oraz z jakich witryn i aplikacji korzystają. Dzięki tym informacjom możesz lepiej zrozumieć, jak działa Twój zespół.
Możesz wykorzystać te spostrzeżenia, aby pomóc im opracować lepsze przepływy pracy, zastosować bardziej przydatne narzędzia lub efektywniej dzielić i przydzielać zadania.
Lepsze zarządzanie projektami
Twój biznes zależy od tego, czy Twój zespół wykonuje zadania na czas i w ramach budżetu. Najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami mogą monitorować jedno i drugie, aby mieć pewność, że Twoje projekty zawsze dotrzymają terminów i zapobiegną ich nadmiernym kosztom.
Podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Jeśli nie korzystasz z oprogramowania śledzącego, może się okazać, że będziesz musiał dużo zgadywać na temat swojego zespołu, jego zadań i czasu.
Dzięki odpowiedniemu narzędziu możesz zbierać dane i wykorzystywać analizy, aby zrozumieć, co naprawdę dzieje się podczas pracy Twojego zespołu. Następnie możesz wykorzystać te dane do podejmowania lepszych decyzji dotyczących przydziałów projektów i zarządzania zasobami.
Wskazówki dotyczące skutecznego śledzenia zadań pracowników
Spraw, aby śledzenie zadań działało dla Twojego zespołu, prawidłowo wdrażając narzędzia i metody. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby pomyślnie wdrożyć śledzenie zadań.
Komunikuj swoje oczekiwania
Przy pierwszym wprowadzaniu narzędzi do śledzenia zadań najważniejsza jest przejrzystość. Wyjaśnij pracownikom swoje argumenty i powiedz im, co masz nadzieję osiągnąć. Na przykład Twoim ostatecznym celem może być poprawa produktywności.
Powiedz pracownikom dokładnie, co i kiedy zamierzasz śledzić, aby wiedzieli, czego się spodziewać. W zależności od tego, które narzędzie wybierzesz, możesz śledzić czas, zadania, strony internetowe, aplikacje i lokalizacje, podczas gdy pracownicy pracują na pełny etat.
Śledź postępy w sposób ciągły
Jedną z największych zalet oprogramowania do śledzenia zadań jest to, że zapewnia mnóstwo danych, które można wykorzystać do optymalizacji swojej firmy. Jednak tylko sporadyczne zadania śledzenia nie dadzą wystarczającej ilości danych do analizy.
Zamiast tego zaproś swój zespół na pokład i stale śledź jego aktywność. Niektóre narzędzia oferują automatyczne śledzenie, co może poprawić dokładność i zakres danych.
Ściśle monitoruj wyniki
Praktycznie każde narzędzie do śledzenia zadań ma pulpity nawigacyjne, na których możesz śledzić wyniki. Chociaż narzędzia te często umożliwiają monitorowanie wydajności pracowników w czasie rzeczywistym, największą wartość można uzyskać, sprawdzając wyniki w ustalonych odstępach czasu.
Można na przykład tworzyć cotygodniowe raporty, aby sprawdzić wyniki indywidualne i zespołowe. Cenne może być także przeglądanie raportów dla całych projektów i porównywanie wyników ze sobą.
W razie potrzeby zmień kurs
Oprogramowanie do śledzenia zadań dostarcza mnóstwo przydatnych danych, ale nie mogą one automatycznie przekształcić Twoich przepływów pracy. To od Ciebie zależy, czy podejmiesz działania w oparciu o spostrzeżenia. Przygotuj plan działania w oparciu o wyniki i pomóż swojemu zespołowi zmienić kurs.
Na przykład, czy poziom produktywności Twojego zespołu jest znacznie wyższy rano niż po południu? Rozważ zachęcenie ich do zrobienia dodatkowej przerwy po południu, aby oczyścić umysły i zwiększyć swoją wydajność.
Czy Twój zespół spędza zbyt dużo czasu na konkretnych zadaniach? Rozważ wymianę używanego oprogramowania na opcję lepiej dostosowaną do Twojego zespołu. Następnie kontynuuj przeglądanie wyników, aby upewnić się, że zmiana przyniosła pożądany efekt.
5 popularnych aplikacji i oprogramowania do śledzenia zadań pracowników
Które oprogramowanie do śledzenia zadań jest najlepsze w Twoim przypadku? Przyjrzyj się niektórym z najpopularniejszych narzędzi.
1. Doktor czasu
Kluczowe cechy
- Możliwość automatycznego i ręcznego śledzenia czasu, uwzględniającego każdą minutę dnia pracy
- Monitorowanie witryn i aplikacji, aby dokładnie zobaczyć, jakich zasobów używa Twój zespół do każdego zadania
- Karty czasu pracy, automatyczne zatwierdzenia i integracja płac w celu wydajnego przetwarzania płatności
- Integracje z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, zarządzaniem relacjami z klientami (CRM) i narzędziami pomocy technicznej
- Funkcje zarządzania pracownikami umożliwiające ocenę zaangażowania pracowników, równoważenie obciążenia pracą i zwiększanie retencji pracowników
- Klient loguje się, aby uzyskać dostęp do odpowiednich spostrzeżeń, zapewniając dowód pracy i większą przejrzystość
Plusy
- Platforma przyjazna pracownikom: umożliwia indywidualną kontrolę nad momentem śledzenia, zamazuje poufne informacje na zrzutach ekranu i usuwa wpisy czasowe.
- Analityka produktywności: zaprojektowana, aby usprawniać przepływ pracy, eliminować nieefektywne zadania, kontrolować koszty i umożliwiać zespołom lepszą pracę.
- Śledzi zespoły w różnych lokalizacjach: Idealny do analizowania przepływów pracy i poziomów produktywności pracowników biurowych, zdalnych i hybrydowych.
cennik
- Plany zaczynają się od 7 USD za użytkownika miesięcznie i obejmują bezpłatny 14-dniowy okres próbny.
2. Trello
Trello to narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami dla zespołów marketingowych, projektowych, produktowych i inżynieryjnych. Dzięki Trello możesz dzielić projekty na zadania, przypisywać je członkom zespołu i monitorować postęp.
Kluczowe cechy
- Tablice Kanban do śledzenia postępu projektu
- Szablony dla lepszej organizacji projektu
- Automatyzacja i reguły umożliwiające szybsze konfigurowanie projektów
- Ulepszenia i integracje umożliwiające połączenie stosu technologii
cennik
- Bezpłatny plan dla zespołów składających się z maksymalnie 10 tablic; płatne plany zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie.
3. Przełącz ścieżkę
Przełącz ścieżkę to narzędzie do śledzenia czasu pracy, które monitoruje aktywność pracowników, generuje karty czasu pracy i upraszcza płace. Dzięki Toggl Track możesz także monitorować koszty projektu w celu efektywniejszego budżetowania i alokowania zasobów.
Kluczowe cechy
- Śledzenie czasu, w tym monitorowanie zadań i projektów
- Integracje z ponad 100 narzędziami dla łatwiejszego śledzenia
- Karty czasu pracy pracowników dla płac i klientów
- Raporty, które możesz udostępnić swojemu zespołowi lub wysłać do klientów
cennik
- Bezpłatny plan dla maksymalnie 5 użytkowników; płatne plany zaczynają się od 10 USD na użytkownika miesięcznie.
4. Jest
Tak to zwinne narzędzie do zarządzania projektami przeznaczone dla zespołów zajmujących się tworzeniem oprogramowania i zarządzaniem produktami. Dzięki Jira możesz zarządzać zadaniami i optymalizować je wokół kluczowych celów biznesowych.
Kluczowe cechy
- Tablice Scrum i Kanban do organizacji projektów
- Widoki osi czasu umożliwiające monitorowanie zależności i postępu
- Zautomatyzowane przepływy pracy, które pomogą Twojemu zespołowi pracować szybciej
- Spostrzeżenia, które szczegółowo analizują wskaźniki ważne dla Twojej firmy
cennik
- Bezpłatny plan dla maksymalnie 10 użytkowników; płatne plany zaczynają się od 7,75 USD na użytkownika miesięcznie.
5. Projekt Microsoft
Projekt Microsoftu to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga w planowaniu zadań, dynamicznym harmonogramowaniu i przydzielaniu zespołów. Jest idealny dla organizacji korzystających już z ekosystemu Microsoft, ponieważ integruje się z innymi platformami.
Kluczowe cechy
- Elastyczne dashboardy z wizualizacjami Business Intelligence
- Widoki siatki, tablicy i osi czasu pasujące do przepływów pracy Twojego zespołu
- Plany działania zapewniające większą widoczność kluczowych projektów
- Funkcje współpracy poprzez integrację z Microsoft Teams
cennik
- Płatne plany zaczynają się od 10 USD na użytkownika miesięcznie.
Zacznij od śledzenia zadań pracowników