Szukam darmowego karta obecności pracownika szablon?
Jeśli potrzebujesz niezawodnego sposobu na śledzenie godzin pracy swoich pracowników, jednocześnie zapewniając im prawidłowe wynagrodzenie – potrzebujesz pracownik Lista obecności.
Szablon arkusza obecności pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze podczas śledzenia rozliczanych godzin pracy Twojego zespołu.
W tym artykule przedstawimy trzy przydatne szablony arkuszy obecności pracowników, które pozwolą Ci zaoszczędzić kłopotów z tworzeniem nowego arkusza obecności od zera. Jako bonus ujawnimy również doskonałą alternatywę dla list obecności.
Spis treści
Zacznijmy.
3 przydatne szablony list obecności pracowników
Te przydatne przykładowe szablony arkuszy obecności zawierają wszystko, czego potrzebujesz do śledzenia obecności i godzin pracy swoich zespołów.
Są one dostępne w postaci bezpłatnych arkuszy obecności do wydrukowania w formatach arkuszy kalkulacyjnych PDF i Excel.
Jedyne, co Ci pozostało, to pobrać i zacząć z nich korzystać już dziś!
(Notatka: Jeśli chcesz wiedzieć więcej nt wzory list obecności pracowników, możesz przejść do tej sekcji artykułu. Zawsze możesz tu wrócić po darmowe pliki do pobrania, kiedy będziesz gotowy!)
Przyjrzyjmy się teraz różnym typom list obecności:
Oszczędzaj czas dzięki harmonogramom pracy Time Doctor i raportom obecności. Dowiedz się więcej na ten temat tutaj.
1. Dzienna karta obecności pracownika
Bezpłatny szablon dziennej listy obecności do wydrukowania jest przydatny, jeśli płacisz pracownikom za przepracowane godziny. Tutaj możesz sprawdzić, czy pracownik był zarejestrowany w danym dniu.
Pobierz linki:
2. Tygodniowy arkusz obecności pracowników
Szablon cotygodniowego arkusza kalkulacyjnego obecności pracowników jest przydatny, jeśli cykl fakturowania przebiega według harmonogramu tygodniowego. Tutaj możesz zobaczyć frekwencję i godziny pracy członka zespołu w całym tygodniu.
Pobierz linki:
3. Miesięczna karta obecności pracownika
Miesięczny arkusz obecności pomoże Ci śledzić liczbę dni przepracowanych przez pracowników w każdym miesiącu.
Jeśli co miesiąc płacisz swoim pracownikom, kontrahentom i freelancerom, szablon miesięcznej listy obecności powinien być Twoim ulubionym.
Pobierz linki:
Co to jest lista obecności pracownika?
Arkusz obecności pracownika to dokument, który rejestruje obecność, nieobecność, zwolnienie lekarskie i inne dane dotyczące obecności pracowników do celów płacowych lub planowania.
Arkusze obecności, czasami nazywane modułem śledzenia obecności, są przydatne do śledzenia i dokumentowania godzin pracy pracowników.
Ten system obecności jest podobny do tego powszechnie stosowanego przez instytucje edukacyjne do dokumentowania obecności uczniów.
Niektóre informacje zwykle zawarte w szablonie modułu śledzenia obecności obejmują:
- Imię i nazwisko pracownika.
- Dane osobowe, takie jak adres, numer telefonu, numer pracownika itp.
- Niezależnie od tego, czy byli obecni, czy nie.
- Czas, w którym się zarejestrowali i wyrejestrowali.
- Powód nieobecności lub spóźnienia.
Aby zaoszczędzić czas, możesz skorzystać z bezpłatnego szablon arkusza obecności do wydrukowania i dostosuj go do swoich potrzeb.
W jaki sposób listy obecności pracowników mogą pomóc?
Oto, w jaki sposób arkusze obecności pracowników mogą usprawnić proces zarządzania frekwencją:
1. Uproszczone planowanie i harmonogramowanie
Śledzenie godzin pracy i frekwencji każdego pracownika może stanowić wyzwanie, szczególnie w przypadku rozwijających się firm i większych organizacji.
Arkusze obecności pomagają śledzić frekwencję – dzięki czemu możesz zobaczyć, kto jest nieobecny, obecny, chory, na urlopie, spóźniony itp.
Mogą pomóc Ci zaplanować i zaplanować zadania na dany dzień wśród obecnych pracowników.
W ten sposób możesz rozłóż obciążenie i odpowiednio planuj swoje zmiany.
2. Zidentyfikuj problemy z frekwencją
Rejestrując obecność, a następnie oceniając listy obecności, możesz zorientować się, jacy są pracownicy ciągle nieobecny do pracy lub często się spóźnia.
Absencja pracowników ma wpływ na biznes, wpływając na produktywność i morale zespołu.
Kiedy więc zidentyfikujesz problemy z frekwencją, możesz rozwiązać je z chronicznie nieobecnym pracownikiem, aby zmniejszyć ich wpływ na Twoją firmę i resztę zespołu.
Chcesz wiedzieć jak zarządzać chronicznie nieobecnymi pracownikami? Oto nasz szczegółowy przewodnik, który pomoże Ci rozwiązać problemy z frekwencją pracowników.
3. Usprawnia płace i fakturowanie
Śledzenie obecności pracowników pomaga rejestrować dane dotyczące obecności, dzięki czemu możesz dokładnie płacić swojemu zespołowi za rozliczany czas pracy.
Arkusze obecności można również wykorzystać do obliczenia liczby dni i godzin, które Twój zespół spędził nad każdym projektem dla różnych klientów. W ten sposób możesz obliczyć, ile rozliczanych godzin spędziłeś nad każdym projektem i fakturować klientów na odpowiednią kwotę.
Jakie są ograniczenia list obecności pracowników?
W przeszłości dane dotyczące obecności pracowników były wypełniane ręcznie na kartce papieru lub dzienniku, co było uciążliwym i obarczonym błędami procesem.
Z czasem zwykła karta obecności przekształciła się w cyfrowy formularz obecności lub kartę czasu pracy. Ale nawet te nowe prześcieradła mają swoje wady.
Oto główne ograniczenia arkuszy obecności pracowników:
1. Trudności w śledzeniu urlopów i nadgodzin
Dzięki tej metodzie pracownicy będą musieli albo samodzielnie obliczyć nadgodziny, naliczony urlop, dni chorobowe itp. Albo będą musieli stale pytać Ciebie lub pracownika Przedstawiciel HR żeby to dla nich obliczyć.
Jest to nie tylko pracochłonne, ale także stwarza ryzyko popełnienia błędu wysoki.
Jeśli zamiast tego użyjesz zautomatyzowanego systemu, informacje te będą dokładne i łatwo dostępne dla pracowników za jednym kliknięciem.
Również siła robocza stanowa i federalna przepisy dotyczące urlopów i nadgodzin ciągle się zmieniają.
W przypadku systemu ręcznego wszelkie błędy popełnione przy obliczaniu nadgodzin i urlopów mogą wpędzić Twoją firmę w kłopoty.
2. Brak funkcji oceny produktywności
Korzystanie z arkusz śledzenia obecności pracowników określić produktywność może być zgadywanką.
Dlaczego?
Arkusze te odzwierciedlają jedynie to, czy pracownik pracował w danym dniu, ale nie zadania, nad którymi pracowali – więc musisz to rozgryźć sam.
Nie widać list obecności jak produktywne pracownicy pracują nad konkretnymi zadaniami lub projektami. Nie dostarczają też raportów na temat tego, jak spędzają czas w pracy.
Aby uzyskać jaśniejszy obraz produktywności, musisz dowiedzieć się, ile godzin spędzili na wykonywaniu zadań i projektów.
Musisz także sprawdzić, czy mogą pracować bez czynników rozpraszających, takich jak media społecznościowe.
3. Wyzwania związane z płacami i fakturowaniem
Arkusze obecności (arkusz kalkulacyjny Excel, PDF lub Word) są tak dokładne, jak zawarte w nich informacje.
Jeśli czasy zapisane w tym szablonie Excel są niedokładne, płatności również będą nieprawidłowe.
Dodatkowo nieuczciwi pracownicy mogą celowo wprowadzić nieprawidłowe godziny pracy.
Po prostu jest za dużo miejsca ludzki błąd.
Błędy, zamierzone lub nie, mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń i fakturowania. Z czasem może to wpłynąć na rentowność firmy.
Chociaż szablon rejestru obecności pracowników może być przydatny do śledzenia obecności pracowników, codzienne wypełnianie go ręcznie może stać się uciążliwe.
Dodatkowo, staromodny sposób obliczania wynagrodzeń za pomocą kalkulatora zajmuje po prostu zbyt dużo czasu.
Jak więc możesz to zrobić śledzenie obecności i płace łatwiejsze?
Chociaż możesz zatrudnić pracownika na pełny etat do zarządzania rejestracją obecności, oferujemy bardziej opłacalne rozwiązanie do zarządzania frekwencją pracowników.
Jest oczywiste, że listy obecności mają swoje ograniczenia. Problemy te mogą mieć większe konsekwencje dla produktywności i rentowności Twojej firmy.
Na szczęście istnieje lepsze rozwiązanie do śledzenia obecności – oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i obecności.
Pomagają one rejestrować frekwencję i oceniać produktywność zespołu.
Raporty, które możesz wygenerować za pomocą tego przydatnego narzędzia, są znacznie dokładniejsze niż listy obecności.
Czym jest Doktor Czasu?
Oto niektóre z jego funkcji, które mogą pomóc w przezwyciężeniu niedoskonałości arkuszy obecności pracowników:
1. Lepsze śledzenie czasu
Ponieważ szablon śledzenia obecności pracowników wymaga ręcznego wprowadzenia, istnieje ryzyko, że niektórzy pracownicy oznaczą swoich współpracowników jako obecnych, gdy faktycznie są nieobecni lub spóźnieni.
Twój zespół może szybko i dokładnie śledzić swój czas i frekwencję.
Oto jak:
- Pobierz aplikację komputerową Time Doctor.
- Zaloguj się do aplikacji przy użyciu swoich danych uwierzytelniających.
- Wpisz nazwę zadania i wybierz projekt.
- Kliknij przycisk Start, a Time Doctor rozpocznie śledzenie czasu.
Obliczy czas wykonania każdego zadania na podstawie jego dnia.
Pracownicy mają kompletna kontrola nadmierne śledzenie, ponieważ aplikacja będzie śledzić czas tylko wtedy, gdy członkowie Twojego zespołu dobrowolnie włączą stoper.
2. Szczegółowe raporty czasu i obecności
A. Raporty obecności
Pracodawcy i menedżerowie mogą generować raporty obecności aby zobaczyć, kto był nieobecny lub kto przyszedł późno każdego dnia.
Członkowie Twojego zespołu i menedżerowie mogą również dodać notatkę, aby określić przyczynę spóźnienia lub nieobecności.
Łatwiej jest także przeglądać absencje i identyfikować problematyczne zapisy dotyczące obecności, ponieważ można zobaczyć wcześniejsze zapisy każdego pracownika.
B. Raport dotyczący grafiku
Kolejnym raportem, który może pomóc Ci zarządzać każdym rekordem czasu i frekwencji, jest raport Raport grafiku.
Raport ten pokazuje rozliczane godziny przepracowane przez pracownika w ciągu jednego dnia lub kilku dni.
- Raport wykorzystania czasu: Podaje zestawienie czasu spędzonego przez pracownika na każdym zadaniu w danym okresie.
- Raport dzienny z osią czasu: Zobacz, jak Ty lub Twój pracownik spędzaliście czas w ciągu dnia pracy.
- Raport o korzystaniu z Internetu i aplikacji: Przeglądaj strony odwiedzane przez pracownika i czas spędzony na nich.
- Raport o złym wykorzystaniu czasu: Pomaga określić, czy pracownik nie spędza zbyt dużo czasu w rozpraszających go witrynach, np. serwisach społecznościowych takich jak Facebook czy Twitter.
- Raport projektów: Zawiera zestawienie czasu spędzonego przez członka zespołu nad wybranym projektem lub zadaniem.
3. Panel produktywności
Jeśli interesuje Cię coś więcej niż tylko rejestrowanie obecności, za pomocą tego pulpitu nawigacyjnego możesz w czasie rzeczywistym zobaczyć, którzy pracownicy pracują i nad czym pracują.
Będziesz mógł przeglądać informacje o frekwencji oraz liczbę godzin przepracowanych w danym dniu, tygodniu i miesiącu.
4. Harmonogramy pracy
Z Harmonogramy pracy Dzięki tej funkcji możesz ustawić harmonogramy i zmiany dla swojego zespołu oraz łatwo monitorować, kto spóźnił się/nie był obecny na danej zmianie.
Oto przykład, jak to działa:
Jeśli ustawisz zmianę/harmonogram na pracę od 8:00 do 16:00 od poniedziałku do piątku:
- Członkowie zespołu, którzy rozpoczynają śledzenie czasu o 8 rano lub wcześniej, są oznaczeni jako „obecni”.
- Członkowie zespołu, którzy rozpoczynają śledzenie o 13:00, są oznaczeni jako „częściowo nieobecni”.
- Członkowie zespołu, którzy tego dnia w ogóle nie monitorują czasu, są oznaczeni jako „nieobecni”.
W ten sposób możesz na bieżąco śledzić frekwencję, nie odchodząc od biurka i sprawdzając, czy pracownik jest obecny, czy nie.
5. Usprawnione zarządzanie płacami
Chociaż wiele małych firm nadal korzysta z Arkuszy Google lub szablonów programu Microsoft Excel do rejestrowania informacji o płacach, ten sposób jest nieefektywny.
Tutaj możesz automatycznie wygenerować listę płac dla swojego zespołu:
- Wybierz stawkę płatności dla każdego członka zespołu.
- Wybrano walutę i metodę płatności dla każdego użytkownika.
- Informacje, które wprowadzisz dla swojego zespołu, takie jak stawka, waluta i metoda płatności, zostaną zapisane na potrzeby następnej listy płac, więc nie będzie konieczne ich ponowne wprowadzanie.
- Aby dokonać płatności zbiorczych, listę płac można wyeksportować jako plik CSV i przesłać do niego PayPal Lub Wise, dawniej TransferWise.
Podsumowanie
Dokładne śledzenie obecności ma kluczowe znaczenie dla wszystkich firm – nie tylko do celów płacowych, ale także do oceny produktywności pracowników.
Możesz skorzystać z udostępnionych przez nas szablonów list obecności pracowników.
Jednak szablon obecności w formacie Excel XLS, PDF lub nawet arkuszu Google jest taki nie niezawodny sposób śledzenia obecności – ponieważ trzeba nimi zarządzać ręcznie.
W ten sposób możesz śledzić frekwencję i zdobyć cenne informacje jak Twój zespół spędza godziny pracy.
