Zrozumienie zgodności z SOC 2

41

Bezpieczeństwo informacji jest jednym z najczęściej omawianych tematów ostatnich lat.

I jest ku temu dobry powód.

Według IBM średni koszt naruszenia danych w 2024 r. był rekordowo wysoki 4,88 miliona dolarówwzrost o 10% w porównaniu z poprzednim rokiem. Naruszenia bezpieczeństwa danych hostowanych w chmurach publicznych miały najwyższy średni koszt wynoszący 5,17 mln USD.

Biorąc pod uwagę, że coraz więcej funkcji biznesowych jest przekazywanych na zewnątrz, coraz więcej osób pracuje zdalnie, a coraz więcej danych jest przechowywanych i przetwarzanych w chmurze, nie ma miejsca na lekceważące środki bezpieczeństwa.

Pewna grupa doświadczonych księgowych (CPA) stawia czoła temu coraz bardziej złożonemu wyzwaniu, opracowując nowe podejście do kwestii zgodności z przepisami dla organizacji świadczących usługi.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o zgodności ze standardem SOC 2, w tym o tym, jak projektować i prezentować skuteczne kontrole.

Spis treści

Na czym polega zgodność ze standardem SOC 2?

SOC 2 (Service Organization Control 2) to dobrowolny standard zgodności opracowany przez American Institute of CPAs (AICPA), aby pomóc organizacjom usługowym w zarządzaniu danymi klientów.

Audyty i raporty SOC 2 oceniają kontrole organizacji w oparciu o pięć „kryteriów usług zaufania”:

1. Bezpieczeństwo

Ochrona systemów i informacji przed nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, wykorzystaniem, modyfikacją, zakłóceniem lub zniszczeniem.

2. Dostępność

Systemy i informacje muszą być użyteczne wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba i zgodnie z zobowiązaniami.

3. Integralność przetwarzania

Zapewnienie, że przetwarzanie danych w systemie jest kompletne, dokładne, terminowe i autoryzowane.

4. Poufność

Ochrona poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem.

5. Prywatność

W jaki sposób system gromadzi, wykorzystuje, przechowuje, ujawnia i usuwa dane osobowe.

Wszystkie audyty zgodności SOC 2 dotyczą bezpieczeństwa. Pozostałe cztery kryteria są opcjonalne.

Później wyjaśnimy to bardziej szczegółowo, ale możesz pominąć ten fragment i przejść do omówienia standardów zgodności.

Jakiego rodzaju organizacje powinny otrzymać raport SOC 2?

SOC 2 stał się de facto standardem zgodności dla firm północnoamerykańskich. Często porównuje się go do ISO 27001, globalnie uznawanego frameworka zgodności.

Istnieją podobieństwa. SOC 2 koncentruje się bardziej na kontrolach organizacji, podczas gdy ISO 27001 to kompleksowe i ogólne podejście do bezpieczeństwa informacji.

Choć zgodność ze standardem SOC 2 jest dobrowolna, jest ona zdecydowanie zalecana każdej organizacji przetwarzającej poufne dane klientów:

• Firmy SaaS:Dostawcy oprogramowania jako usługi, którzy przechowują dane klientów w chmurze.
• Dostawcy usług w chmurze:Każda firma oferująca usługi w chmurze, obejmujące przechowywanie i przesyłanie danych.
• Instytucje finansowe:Banki, spółdzielnie oszczędnościowo-kredytowe i inni dostawcy usług finansowych.
• BPO: Centra telefonicznej obsługi klienta, wsparcie IT, zbieracze danych i inni zewnętrzni dostawcy usług.
• KPO:Firmy badawcze, prawnicy, firmy zajmujące się analizą danych i inni wyspecjalizowani dostawcy usług przetwarzają nawet większą ilość danych klientów niż BPO.
• Organizacje opieki zdrowotnej:Szpitale, kliniki i inni dostawcy.
• Firmy technologiczne:Każda firma, która przetwarza poufne dane klientów.
• Platformy eCommerce:Internetowe platformy handlowe i dostawcy płatności przetwarzający dane klientów i transakcje finansowe.

Włączenie SOC 2 do strategii zgodności nie tylko pomaga chronić poufne dane, ale także zwiększa wiarygodność marki i daje pewność klientom i partnerom.

Świadczy to o zaangażowaniu firmy w kwestie bezpieczeństwa i prywatności danych, co może stanowić znaczącą przewagę konkurencyjną.

Ponadto wielu klientów – szczególnie z branż regulowanych – może wymagać od dostawców usług zgodności ze standardem SOC 2.

Krótko mówiąc, jeśli Twoja firma opiera się na zaufaniu klientów i przetwarza poufne informacje, audyt SOC 2 może być dobrą inwestycją.

Który raport jest odpowiedni dla Twojej organizacji?

Istnieją dwa rodzaje raportów SOC 2. Jak sama nazwa wskazuje, istnieją również SOC 1 i SOC 3.

Oto krótki przewodnik, dzięki któremu nie poprosisz przypadkowo o niewłaściwy raport.

• SOC 1 koncentruje się na kontroli finansowej organizacji usługowej. Jest to istotne dla organizacji, które przetwarzają transakcje w imieniu klientów, takich jak firmy zajmujące się listami płac lub przetwarzaniem płatności.
• SOC 2 koncentruje się na niefinansowych kontrolach organizacji usługowej. SOC 2 Typ 1 to raport punktowy, który ocenia sposób projektowania kontroli, podczas gdy Typ 2 ocenia zarówno projekt I skuteczność operacyjna w okresie (zwykle) 3-12 miesięcy.
• SOC 3 jest podobny do SOC 2, ale przeznaczony dla szerokiej publiczności. Zapewnia ogólny przegląd kontroli firmy bez szczegółowych informacji zawartych w raportach SOC 2.

Większość organizacji od razu przechodzi do raportu SOC 2 typu 2.

Raporty typu 1 mogą być dobrym rozwiązaniem krótkoterminowym, jeśli musisz szybko zamknąć transakcję. Jednak większość organizacji, które muszą udowodnić zgodność z SOC 2, ostatecznie będzie musiała zainwestować w raport typu 2.

Jak osiągnąć zgodność z SOC 2

SOC 2 nie jest standardem certyfikacji. Nie jest to ustawa, w przeciwieństwie do przepisów dotyczących prywatności i bezpieczeństwa danych, takich jak CCPA i HIPAA.

Zamiast tego zostaniesz poddany audytowi, który oceni skuteczność Twoich kontroli.

Ponieważ jednak raporty dotyczące zgodności ze standardem SOC 2 są dobrowolne, nie są też ograniczone regionalnie ani branżowo.

Firmy z dowolnego miejsca, z dowolnego sektora, mogą ubiegać się o audyt zgodności. Jedynym zastrzeżeniem jest to, że audytor musi być licencjonowanym, niezależnym CPA akredytowanym przez AICPA.

Kolejną kluczową różnicą jest to, że zgodność z SOC 2 nie jest uniwersalnym standardem. Kontrole są unikalne dla każdej organizacji.

Osiągnięcie zgodności ze standardem SOC 2 obejmuje kilka kluczowych kroków:

• Określ istotne zasady usług zaufania: Określ, która z czterech zasad ma zastosowanie w Twojej organizacji (bezpieczeństwo nie podlega negocjacjom).
• Dokumentowanie kontroli wewnętrznych: Utwórz szczegółową dokumentację swoich elementów sterujących.
• Ocena ryzyka: Identyfikuj potencjalne zagrożenia i luki w zabezpieczeniach.
• Wybierz firmę księgową: Wybierz wykwalifikowanego audytora do egzaminu SOC 2.
• Poddaj się audytowi: Dostarcz audytorowi niezbędną dokumentację i dowody.
• Wyniki działań naprawczych: Zajmij się wszelkimi problemami zidentyfikowanymi przez audytora.
• Uzyskaj raport SOC 2: Otrzymaj końcowy raport SOC 2.

Zawsze otrzymasz raport, nawet jeśli Twoja organizacja nie przejdzie audytu. Istnieją cztery możliwe wyniki:

• Bez kwalifikacji: Zaliczony.
• Wady: Niepowodzenie.
• Kwalifikacje: zaliczone, ale niektóre obszary wymagają uwagi.
• Zastrzeżenie dotyczące opinii: Audytor nie może wyciągnąć sprawiedliwych wniosków.

Audyty SOC 2 mogą być znaczącą inwestycją. Dobrym pomysłem jest zasięgnięcie profesjonalnej porady, aby upewnić się, że Twoja organizacja jest przygotowana.

Ryzyko niezgodności

SOC 2 jest standardem dobrowolnym, ale nie oznacza to, że jego nieprzestrzeganie nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami.

Podzieliliśmy ryzyko niezgodności na dwie kategorie. Bezpośrednie konsekwencje to te, które ryzykujesz, nie przeprowadzając audytu, podczas gdy pośrednie konsekwencje to te, które ryzykujesz, gdy nie wdrożysz kontroli.

Bezpośrednie konsekwencje

• Niekorzystna sytuacja konkurencyjna: Zgodność z SOC 2 staje się standardowym wymogiem dla organizacji usługowych. Firmy, które nie są zgodne, stracą okazje, zwłaszcza w przypadku klientów korporacyjnych.
• Utracone zaufanie: Użytkownicy końcowi coraz częściej badają praktyki dostawców usług w zakresie bezpieczeństwa danych i prywatności. Niedostosowanie się do SOC 2 może zaszkodzić zaufaniu i doprowadzić do odejścia klientów.
• Niższe standardy usług: Audyty SOC 2 nie tylko ujawniają luki w zabezpieczeniach. Identyfikują również, jak ulepszyć kontrole i procesy w organizacji, aby świadczyć lepsze usługi.
• Więcej przeszkód: Bez raportu SOC 2 będziesz musiał przedstawić dowód bezpieczeństwa swojej organizacji każdemu klientowi, który o to poprosi. Kompilacja tych informacji zajmuje czas, podczas gdy mógłbyś mieć gotowy raport.

Konsekwencje pośrednie

• Kary finansowe: Naruszenia danych i inne incydenty bezpieczeństwa wynikające ze słabych kontroli bezpieczeństwa mogą wiązać się z wysokimi grzywnami i kosztami prawnymi – oprócz bezpośrednich strat.
• Przerwa w działalności: Incydenty bezpieczeństwa zakłócają operacje i prowadzą do strat. Przeciętna organizacja potrzebuje prawie miesiąca (24 dni) w celu odzyskania danych po naruszeniu.
• Szkoda dla reputacji: Naruszenie danych lub incydent bezpieczeństwa może poważnie zaszkodzić reputacji organizacji, utrudniając pozyskiwanie klientów i partnerów.
• Zagadnienia prawne i regulacyjne: Niedostosowanie się do standardów SOC 2 często oznacza naruszenie przepisów GDPR, HIPAA, CCPA lub innych ram regulacyjnych, narażając Twoją organizację na ryzyko podjęcia kroków prawnych.

Aby ograniczyć te ryzyka i chronić reputację, finanse i relacje z klientami Twojej organizacji, należy priorytetowo traktować zgodność z normą SOC 2.

Lista kontrolna zgodności SOC 2

Pięć zasad usług zaufania zapewnia użyteczne ramy do oceny gotowości organizacji do zgodności z SOC 2. Oto kilka strategii, z których korzystają wiodące firmy usługowe.

1. Bezpieczeństwo

• Wdrożenie silnych kontroli dostępu:Używaj uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) i kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC), aby ograniczyć dostęp do poufnych danych.
• Regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa:Inwestuj w zgodność kadrową, aby mieć pewność, że pracownicy rozpoznają i zapobiegają zagrożeniom bezpieczeństwa, takim jak phishing czy inżynieria społeczna.
• Ciągły monitoringWdrożenie systemów wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDPS) w celu monitorowania naruszeń bezpieczeństwa i powiadamiania o nich.

2. Dostępność

• Planowanie odzyskiwania po awarii:Opracuj i utrzymuj solidny plan odzyskiwania po awarii, obejmujący regularne tworzenie kopii zapasowych i sprawdzone procedury odzyskiwania.
• Monitorowanie wydajności:Wdrożenie narzędzi umożliwiających monitorowanie wydajności systemu i czasu jego działania w celu zapewnienia dostępności usług zgodnie z obietnicą.
• Zarządzanie pojemnością:Regularnie oceniaj i zwiększaj wydajność systemu, aby sprostać szczytowym obciążeniom i zapobiegać przestojom.

3. Integralność przetwarzania

• Kontrole walidacji danych:Wdrożenie kontroli poprawności danych wejściowych, przetwarzania i wyjściowych w celu zapewnienia integralności danych w całym procesie przetwarzania.
• Procedury obsługi błędów:Ustal procedury umożliwiające szybkie wykrywanie, rejestrowanie i korygowanie błędów przetwarzania.
• Monitorowanie transakcji:Używaj monitorowania transakcji w czasie rzeczywistym, aby mieć pewność, że przetwarzanie danych jest dokładne i autoryzowane.

4. Poufność

• Szyfrowanie danych:Szyfruj poufne dane w stanie spoczynku i podczas przesyłu, korzystając z silnych protokołów szyfrowania.
• Minimalizacja danych: zbieraj tylko dane niezbędne do prowadzenia Twojej działalności i ograniczaj do minimum przechowywanie poufnych informacji.
• Umowy z podmiotami trzecimi: Upewnij się, że zewnętrzni dostawcy przestrzegają Twojej polityki poufności i stosują odpowiednie zabezpieczenia.

5. Prywatność

• Polityka prywatności:Opracuj jasne zasady określające sposób gromadzenia, wykorzystywania i ochrony danych osobowych.
• Zgoda użytkownika:Uzyskaj wyraźną zgodę użytkowników przed zbieraniem i przetwarzaniem ich danych osobowych.
• Prawa podmiotu danych: Wdrożenie procesów mających na celu zarządzanie żądaniami osób, których dane dotyczą, takimi jak żądanie dostępu, poprawiania i usuwania danych osobowych, oraz reagowanie na nie.

Postępowanie zgodnie z tymi najlepszymi praktykami i dostosowanie ich do potrzeb Twojej organizacji może znacząco poprawić poziom bezpieczeństwa i zwiększyć szanse na osiągnięcie zgodności ze standardem SOC 2.

Posiadamy już certyfikat ISO 27001. Praca nad zgodnością z SOC 2 (oczywiście typu 2) jest ważna, aby wykazać skuteczność naszych kontroli zarządzania informacją.

Jako lider branży oprogramowania do zarządzania siłą roboczą, bezpieczeństwo danych jest jednym z naszych najwyższych priorytetów. Integralność naszych systemów ma bezpośredni wpływ na doświadczenia naszych klientów.

Stosujemy najlepsze praktyki SOC 2, w tym:

• Szyfrowany transfer danych (HTTPS)
• Weryfikacja adresu e-mail
• Silne zasady zarządzania hasłami
• Rejestrowanie wewnętrznego systemu
• Bezpieczeństwo sieci i infrastruktury
• Bezpieczeństwo fizyczne
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)

Nasze funkcje analizy siły roboczej dostarczają praktycznych informacji, które pomogą Ci monitorować nietypowe działania, identyfikować potencjalne zagrożenia i zapewniać zgodność z przepisami.

Nasz Raport o nietypowej aktywności (UAR) jest szczególnie ukierunkowany na potencjalne zachowania niezgodne z przepisami, takie jak korzystanie przez pracowników z narzędzi do pozorowania pracy, zapewniając, że Twoja kadra zachowuje zgodność ze standardami SOC 2.