18
Zgodność siły roboczej jest kluczowa dla utrzymania prosperującego biznesu. To fundament, który umożliwia Twoim pracownikom pewną pracę, angażowanie klientów i partnerów we właściwy sposób oraz podejmowanie decyzji, które rozwijają Twój biznes.
Jak zatem mierzyć zgodność?
W obliczu ciągle zmieniających się przepisów i wymogów prawnych, pilna potrzeba zachowania zgodności z nimi jest większa niż kiedykolwiek.
Można to zrobić za pomocą regularne audyty zgodności.
Nie martw się; „audyt zgodności” nie zawsze jest tak poważny, jak się wydaje. A korzyści płynące z regularnych audytów są tego warte.
W tym przewodniku znajdziesz podstawowe informacje na temat audytów zgodności kadrowej.
Na koniec będziesz mieć kompleksową wiedzę na temat tego, kiedy i jak przeprowadzać audyt zgodności, a także jak wykorzystać zdobytą wiedzę do budowania zaufania w swoim zespole.
Spis treści
Czym jest audyt zgodności kadrowej?
Audyt zgodności kadrowej to systematyczny przegląd przestrzegania wymagań regulujących relacje pracownik-pracodawca.
Obejmuje to wszystko, począwszy od przepisów prawa pracy i regulacji płacowych, aż po standardy bezpieczeństwa i higieny pracy, przetwarzanie danych pracowników i praktyki etyczne.
Dobry audyt obejmuje szczegółowy przegląd dokumentacji, wywiady z kluczowym personelem, a potencjalnie także kontrole na miejscu.
Szybka uwaga: W tym przewodniku zbadano tylko siła robocza audyty zgodności. Istnieją inne rodzaje audytów zgodności, w tym obawiane audyty podatkowe, audyty zgodności SOC 2, audyty produktów i procesów, audyty ESG (środowiskowe, społeczne i ładu korporacyjnego) i wiele innych. To, jakiego rodzaju audytu potrzebujesz, zależy od Twoich działań i branży oraz konkretnych przepisów, które mają zastosowanie.
Co podlega audytowi?
Odpowiedź na to niezwykle ważne pytanie zależy od strategii przestrzegania przepisów przez Twoją kadrę pracowniczą.
Audyt ma na celu zbadanie konkretnego aspektu działalności firmy, aby upewnić się, że przestrzega ona stosownych przepisów, lub ocenę ogólnego systemu zarządzania zgodnością z przepisami.
Istnieją różne rodzaje audytów zgodności siły roboczej:
- Audyt zgodności z prawem pracy: Zapewnia przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń i godzin pracy, takich jak FLSA, przepisów dotyczących nadgodzin oraz przepisów dotyczących klasyfikacji pracowników.
- Audyt zgodności z przepisami BHP: Koncentruje się na przestrzeganiu standardów bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Audyt ochrony danych i prywatności:Przegląda praktyki związane z przetwarzaniem danych pracowników, zapewniając zgodność z RODO, HIPAA i innymi przepisami o ochronie danych.
- Audyt zgodności podatkowej: Sprawdza, czy prawidłowo pobierasz, płacisz i raportujesz podatki pracownicze, przestrzegając obowiązujących przepisów podatkowych.
- Audyt zgodności bezpieczeństwa IT: Zapewnia zgodność systemów informatycznych Twojej organizacji z przepisami i standardami cyberbezpieczeństwa, chroniąc poufne informacje.
Trzy rodzaje audytów zgodności
1. Wewnętrzny
Wewnętrzne audyty zgodności oferują proaktywne podejście mające na celu identyfikację potencjalnych problemów niezgodności zanim się eskalują.
Zazwyczaj są one przeprowadzane przez inspektorów ds. zgodności. Jeśli nie wyznaczyłeś dedykowanych inspektorów ds. zgodności, przywództwo HR jest twoim następnym portem docelowym.
2. Zewnętrzny
Zewnętrzne audyty zgodności zapewniają obiektywną ocenę Twoich operacji, kontroli, zasad i procesów. Niezależny audytor zewnętrzny przeprowadzi audyt i dostarczy raport.
W zależności od wymagań dotyczących zgodności może się to przydać organom regulacyjnym, jednostkom certyfikującym, partnerom, klientom, podmiotom finansującym lub udziałowcom.
3. Regulacyjne
Kontrole zgodności z przepisami są najczęściej przeprowadzane w odpowiedzi na skargi, podejrzenia braku zgodności lub jako część rutynowego nadzoru.
Agencje rządowe lub regulatorzy branżowi (lub wyznaczeni przez nich audytorzy) dokonają przeglądu Twojej działalności, aby ocenić, czy istnieją powody do obaw.
Audyty regulacyjne mogą być zniechęcające. Ale jeśli masz solidny system zarządzania zgodnością, nie musisz się martwić.
Korzyści płynące z regularnych audytów zgodności
Audyty zgodności siły roboczej są niezbędne do sprawdzenia, czy system zarządzania zgodnością i/lub konkretne strategie zgodności działają.
Nie są to po prostu ćwiczenia polegające na zaznaczaniu pól wyboru. Zgodność to ciągłe i ciągle zmieniające się wyzwanie. Audyty dostarczają kluczowych danych i spostrzeżeń, które pomogą Ci zachować zgodność w tym środowisku.
Identyfikuj ryzyko
Dzięki systematycznemu przeglądowi procesów, zasad i zachowań pracowników audyty mogą wykryć luki w zabezpieczeniach, które mogą nie być widoczne w codziennych działaniach.
Podkreślają również problemy wynikające z nowych inicjatyw, takie jak zgodność z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej lub potencjalne naruszenia bezpieczeństwa danych.
Wczesne rozpoznanie problemu pozwala Twojemu zespołowi podjąć działania naprawcze zanim potencjalne ryzyko niezgodności stanie się poważnym problemem.
Ciągłe doskonalenie
Audyty nie polegają tylko na znajdowaniu problemów. Polegają również na odkrywaniu możliwości udoskonalenia.
Regularne audyty zgodności zapewniają ustrukturyzowany sposób oceny i udoskonalenia strategii zgodności. Pomagają Twojemu zespołowi być na bieżąco z ewoluującymi przepisami i najlepszymi praktykami branżowymi, zapewniając, że działania na rzecz zgodności są stale ulepszane.
Zwiększ wydajność operacyjną
Nieefektywne przepływy pracy i procedury często wychodzą na jaw w procesie audytu.
Na przykład audyt może ujawnić powtarzające się kroki w procesach zapewniania zgodności lub przestarzałe praktyki, które nie spełniają już standardów regulacyjnych.
Rozwiązując te problemy, możesz usprawnić działanie firmy, obniżyć koszty przestrzegania przepisów i poprawić ogólną produktywność.
Zbuduj zaufanie
Niektóre audyty zgodności są wymagane do prowadzenia działalności. Na przykład zgodność z SOC 2 stała się de facto standardem dla organizacji usługowych w USA, mimo że jest standardem dobrowolnym.
Gdy Twoja organizacja proaktywnie weryfikuje swoje działania w zakresie zgodności z przepisami, wysyła jasny sygnał: cenimy etyczne praktyki i zależy nam na utrzymaniu wysokich standardów.
Pracownicy – nie wspominając o partnerach, dostawcach i fundatorach – usłyszą tę wiadomość głośno i wyraźnie. Audyty zgodności są jednym z najskuteczniejszych sposobów wykazania odpowiedzialności i przejrzystości.
Zapobiegaj zmęczeniu zgodnością
Pracownicy i kadra zarządzająca łatwo mogą poczuć się przytłoczeni ogromną ilością wymagań dotyczących zgodności. Jest to szczególnie prawdziwe w złożonych środowiskach regulacyjnych, takich jak opieka zdrowotna, finanse i outsourcing procesów wiedzy (KPO).
Regularne audyty pomagają zarządzać tym obciążeniem. Rozbijają zgodność na możliwe do opanowania, wykonalne kroki. Zapobiega to zmęczeniu zgodnością i zapewnia, że środki zgodności są spójne w całej organizacji.
Zbierz niezbędne dowody
Niedawne badanie przeprowadzone przez organ nadzorujący przestrzeganie RODO wykazało, że jedna trzecia starszych liderów (32,3%) może wywierać presję na menedżerów, aby ograniczyli zgodność z RODO.
Nie jest to kategoria, do której chcesz się zaliczać. Niedostosowanie się do RODO może skutkować karami finansowymi w wysokości 10 milionów euro lub 2% globalnych przychodów.
Audyt zgodności siły roboczej dostarcza udokumentowanych dowodów na wysiłki Twojej organizacji, aby postępować właściwie. Ta dokumentacja jest krytyczna, jeśli zostaniesz wybrany do zewnętrznego audytu lub podlegasz kontroli regulacyjnej.
Wsparcie podejmowania decyzji strategicznych
Wnioski uzyskane z audytów zgodności mogą służyć do podejmowania szerszych decyzji strategicznych. Na przykład, jeśli audyt ujawni powtarzający się problem zgodności w określonym dziale lub regionie, możesz przydzielić zasoby lub dostosować strategie, aby pomóc menedżerom zająć się podstawowymi przyczynami.
Takie podejście oparte na danych pomaga kierownictwu Twojej organizacji podejmować świadome decyzje, które są zgodne zarówno z celami zgodności, jak i celami biznesowymi.
Według badań Gallupa jest to również niezbędne do budowania zaufania w zespołach. Około jeden na pięciu pracowników w USA (21%) ufało kierownictwu swojej organizacji, a wyraźne dowody wskazują, że liderzy, którzy nie potrafili komunikować się w kwestii zarządzania zmianą, zaszkodzili swojej reputacji.
Unikaj kar
Jedną z najbardziej bezpośrednich korzyści audytów zgodności jest zapobieganie karom prawnym i finansowym.
Niedostosowanie się może skutkować wysokimi grzywnami, pozwami i kosztownymi działaniami prawnymi. Istnieje kilka ryzyk:
- Niewłaściwe obchodzenie się z poufnymi danymi może skutkować karami finansowymi na mocy przepisów o ochronie danych
- Niezgłoszenie problemu niezgodności z przepisami skutkuje karami finansowymi i podjęciem kroków prawnych
- Źle traktowani pracownicy mogą podjąć kroki prawne i zaszkodzić marce Twojego pracodawcy
Organy regulacyjne są coraz bardziej rygorystyczne w kwestii zgodności. Kary są coraz częstsze i surowsze. Wystarczy zapytać 500+ brytyjskich firm ukarany w skandalu płacowym, który dotknął 172 000 pracowników lub firm wypłacających miliardy kar za naruszenie RODO.
Promuj kulturę zgodności
Gdy pracownicy wiedzą, że ich działania podlegają regularnej kontroli, chętniej traktują zgodność poważnie. Ponadto, jeśli mają narzędzia do monitorowania własnej zgodności, chętniej sami korygują złe zachowanie i pociągają członków zespołu do odpowiedzialności.
To jest jeden z powodów, dla których 95% specjalistów ds. zgodności Według najnowszych badań Accenture firmy przesuwają ciężar z jednopunktowych strategii zgodności na rzecz wspierania kultury zgodności w swojej organizacji.
Zwiększenie przejrzystości zgodności z przepisami i komunikowanie korzyści płynących z najlepszych praktyk sprawi, że cały zespół będzie działać w ten sam sposób.
Jak przeprowadzić audyt zgodności
Każdy audyt zgodności wygląda inaczej.
Niektóre są krótkie i ostre, oceniają odizolowane problemy lub sprawdzają pojedyncze procesy. Inne zajmują miesiące lub nawet lata, w zależności od skali i powagi ustaleń.
Jednak prawie wszystkie audyty zgodności przebiegają według tego samego procesu. Dzieje się tak, ponieważ zgodność w miejscu pracy jest ciągła, stale ewoluująca i strategicznie ważna.
Krok 1: Planowanie i przygotowanie
Określ zakres audytu, zidentyfikuj odpowiednie przepisy i zbierz niezbędną dokumentację.
Krok 2: Ocena ryzyka
Zidentyfikuj obszary potencjalnej niezgodności i ustal ich priorytety na podstawie poziomu ryzyka, jakie stwarzają dla organizacji.
Krok 3: Przegląd i testowanie
Przeprowadź dokładny przegląd zasad, procedur i praktyk. Przetestuj zgodność, badając zapisy, przeprowadzając wywiady z pracownikami i kontrolując procesy operacyjne.
Krok 4: Raportowanie i dokumentowanie
Zebrane ustalenia należy zestawić w raporcie, w którym należy określić obszary zgodności i niezgodności, a także zalecenia dotyczące działań naprawczych.
Krok 5: Dalsze działania
Wdrażaj środki naprawcze i planuj audyty kontrolne, aby zapewnić ciągłą zgodność.
Wskazówki dotyczące poprawy zgodności i pomyślnego przejścia przez kolejny audyt
Audyty zgodności siły roboczej nie muszą być zniechęcającymi zadaniami. Dzięki skutecznemu zarządzaniu, odpowiedniej technologii i dokładnemu przygotowaniu audyt może być cennym narzędziem do usprawnienia działalności Twojej organizacji.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przejść przez proces audytu.
Postępuj zgodnie z ramami zgodności
Opracuj kompleksowy system zarządzania zgodnością (CMS) określający zasady, procedury i kontrole obowiązujące w Twojej organizacji.
Audyty zgodności wspierają ten CMS. Z kolei CMS wspiera szersze cele organizacyjne.
Udokumentuj wszystko
Prowadź szczegółową dokumentację dotyczącą działań zapewniających zgodność z przepisami, obejmującą m.in. zasady, procedury, zapisy szkoleń i wyniki audytów.
Wykorzystaj technologię
Oprogramowanie do zarządzania zgodnością to specjalistyczne narzędzie pomagające dużym i rozwijającym się organizacjom centralizować ważne informacje i usprawniać audyty zgodności.
Istnieje wiele narzędzi. Wypróbuj kilka, aby sprawdzić, czy pomogą Ci opanować zarządzanie zgodnością.
Możesz nawet monitorować zgodność w czasie rzeczywistym i integrować dane z ponad 60 narzędzi biznesowych, aby uzyskać pełny obraz zgodności.
Trenuj swoje zespoły
Upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi wymogów zgodności i znaczenia inicjatyw mających na celu zapewnienie zgodności, takich jak monitorowanie czasu pracy.
Regularne, dostosowane do potrzeb szkolenia z zakresu zgodności z przepisami pomagają odświeżyć wiedzę i wzmocnić pozycję zgodności jako priorytetu organizacji.
Utrzymuj bezpieczne systemy
W przypadku przestrzegania przepisów przez pracowników lepiej zapobiegać niż leczyć.
Upewnij się, że wszystkie dane pracowników są obsługiwane bezpiecznie i zgodnie z przepisami o ochronie danych. Bezpieczeństwo danych jest dokładnie sprawdzane podczas audytu. Posiadanie solidnych zabezpieczeń jest niezbędne.
Przeglądy zgodności harmonogramu
Zaplanuj przeglądy zgodności i audyty jako część bieżących działań, nawet jeśli nie są wymagane.
Pomaga to zapewnić, że zgodność pozostanie priorytetem. Pomaga również wychwycić potencjalne problemy, zanim staną się problematyczne.
Nie ma lepszego momentu niż teraz, aby przygotować się do kolejnego audytu zgodności
