Wszyscy przestrzegamy zasad w naszym życiu.
Niektóre są zapisane w prawie. Inne to kodeksy społeczne i pewne zasady, które sami sobie ustalamy.
Nie inaczej jest w przypadku firm. Istnieje lawina wymagań między przepisami, standardami branżowymi, żądaniami klientów i konsumentów oraz politykami zarządzania.
Przestrzeganie wszystkich tych wymagań nazywa się „zgodnością”. Zgodność siły roboczej jest kluczowa dla uniknięcia kar finansowych, budowania zaufania interesariuszy i rozwoju firmy.
Jednak biorąc pod uwagę tak wiele nakładających się i zmieniających się wymagań, jedynym sposobem na utrzymanie kontroli nad wszystkim jest posiadanie solidnego system zarządzania zgodnością.
Ten przewodnik zagłębi się w zawiłości zarządzania zgodnością, w tym ryzyko popełnienia błędu. Przedstawimy również praktyczne strategie, które pomogą Ci zbudować solidne podstawy zgodności dla Twojej firmy.
Spis treści
Zrozumienie zarządzania zgodnością
Zarządzanie zgodnością to systematyczny proces mający na celu zapewnienie, że Twoja organizacja przestrzega odpowiednich przepisów, regulacji i standardów branżowych.
Polega na identyfikowaniu, ocenianiu i ograniczaniu ryzyka związanego z brakiem zgodności.
Nie chodzi tylko o zaznaczanie pól wyboru. Efektywne systemy i strategie zarządzania zgodnością integrują zgodność z tkanką Twoich operacji, zmniejszają ryzyko w kilku kluczowych obszarach i promują kulturę najlepszych praktyk.
Systemy zarządzania zgodnością
Zarządzanie zgodnością przybiera różne formy.
Możesz projektować procesy, przechodzić audyty, szukać szkoleń pracowników i/lub korzystać z technologii, aby zarządzać zgodnością w całej organizacji. Możesz zgłaszać niektóre wyniki organom regulacyjnym lub organom branżowym i śledzić inne wewnętrznie w celu ciągłego doskonalenia.
Możesz nawet zatrudnić specjalistów, którzy będą nadzorować program zgodności w całej organizacji lub zaangażować audytorów, aby ocenili skuteczność programu.
Wszystkie te działania mieszczą się w ramach „systemu zarządzania zgodnością” lub CMS, czyli wszechstronnego zbioru zasad, dokumentów, narzędzi, kontroli i funkcji skoncentrowanych na zgodności.
Przejdź dalej, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu CMS lub czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego zarządzanie zgodnością z przepisami jest tak istotne.
Dlaczego zarządzanie zgodnością z przepisami jest ważne?
Choć może się to wydawać biurokratycznym obciążeniem, skuteczne zarządzanie zgodnością jest niezbędne. Właściwe postępowanie oznacza długoterminową stabilność i ochronę przed potencjalnie paraliżującymi ryzykami prawnymi i finansowymi.
Ogranicz ryzyko
Koszty niezgodności 2,71x więcej niż zgodność średnio. Pomiędzy bezpośrednimi szkodami, kosztami napraw, honorariami prawnymi, dochodzeniami i kosztami pośrednimi, firmy ryzykują wiele, nie wdrażając programu zarządzania zgodnością.
Wydajność operacyjna
Właściwe zarządzanie zgodnością usprawnia operacje poprzez zmniejszenie ryzyka zakłóceń spowodowanych przez kwestie regulacyjne. Dostosowuje również operacje do wymogów zgodności, usprawniając proces i zarządzanie projektami.
Zaufanie i reputacja
Przestrzeganie standardów zgodności jest niezbitym dowodem odpowiedzialnych praktyk biznesowych. Pokazuje, że Twoje priorytety są na właściwym miejscu i masz wszystko pod kontrolą.
Gdy 93% kadry kierowniczej twierdzą, że zaufanie interesariuszy ma wpływ na wyniki finansowe, dlatego przestrzeganie standardów zgodności jest kluczowe.
Podejmowanie decyzji
Dane dotyczące zgodności mogą dostarczyć cennych informacji na temat operacji biznesowych. Analiza metryk zgodności może pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Zrozumienie wymogów regulacyjnych informuje również o podejmowaniu strategicznych decyzji. Na przykład firma rozszerzająca się na nowy rynek powinna uwzględnić wyzwania związane ze zgodnością w swojej liście zalet i wad.
Realne ryzyko związane z nieodpowiednim zarządzaniem zgodnością
Naruszenia danych osobowych RODO
Kary za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych na mocy europejskiego RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) mogą sięgać 2% rocznego globalnego obrotu lub 10,8 mln USD (10 mln EUR), w zależności od tego, która kwota jest wyższa. A organy regulacyjne ścigają przestrzeganie przepisów.
Odszkodowania HIPAA
Kary za nieprzestrzeganie ustawy HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) wahają się od 100 do 50 000 dolarów za naruszeniedo maksymalnej kwoty 1,5 miliona dolarów rocznie w przypadku powtarzających się naruszeń.
Zgodność z normami emisji
Co najmniej dwóch głównych producentów samochodów płaci wielomilionowe grzywny za nieprzestrzeganie norm emisji. Co ciekawe, kary – w tym 1,14 miliarda dolarów za Volkswagen i 180 milionów dolarów za Toyota – bardziej skupił się na niepowodzeniu firm w raport naruszenia emisji.
Oczywiste jest, że duże luki w programach zgodności pozwalały na to, aby te kwestie pozostawały nieujawnione przez lata.
Naruszenia płacy minimalnej
Rząd Wielkiej Brytanii wziął się ostro za pracodawców, którzy zaniżają wynagrodzenia swoim pracownikom. Ponad 500 firm nakazano zwrot prawie 16 milionów funtów (20,5 miliona dolarów) 172 000 poszkodowanym pracownikom – plus dodatkowe kary.
Budowa systemu zarządzania zgodnością (CMS)
Zgodność jest złożona i wpływa na każdy zakątek Twojej firmy. Nie da się skutecznie zarządzać zgodnością za pomocą jednej kontroli ani skoncentrować zarządzania zgodnością w jednym zespole.
Zamiast tego zarządzanie zgodnością z przepisami musi być odpowiedzialnością każdego.
Zbudowanie kultury zgodności wymaga jasnego, kompleksowego i zorientowanego na cel systemu zarządzania zgodnością (CMS, nie należy mylić z systemem zarządzania treścią).
Przypomnijmy, że CMS to ogólna struktura procedur, dokumentów, narzędzi, kontroli i sprawdzianów, która pomaga Twojej organizacji spełniać wszystkie wymagania.
Dobrze zorganizowany CMS nie tylko zmniejsza ryzyko braku zgodności, ale także sprzyja budowaniu kultury uczciwości i odpowiedzialności.
Oto, w jaki sposób Twoja organizacja może przejść od kontroli zgodności z jednym punktem do kultury zgodności zbudowanej na solidnym CMS.
1. Ustal cele zgodności
Jasno określ cele zgodności Twojej organizacji i dostosuj je do ogólnych celów biznesowych.
Cele te będą stanowić wytyczne dla opracowania i wdrożenia systemu zarządzania zgodnością z przepisami.
Takie powiązanie zgodności z wynikami pomaga również zdobyć poparcie kierownictwa, co będzie miało kluczowe znaczenie dla wdrożenia skutecznego systemu zarządzania zgodnością.
2. Zidentyfikuj obowiązujące przepisy i regulacje
Określ wymagania prawne, regulacyjne i branżowe odnoszące się do Twojej organizacji. Dzięki temu Twoje działania na rzecz zgodności będą dostosowane do konkretnych obowiązków, których musisz przestrzegać.
Pamiętaj, że GDPR może mieć zastosowanie do firm spoza UE, a HIPAA może obejmować podmioty niebędące placówkami opieki zdrowotnej. Skonsultuj się ze specjalistą ds. zgodności, jeśli nie masz pewności, które przepisy mają zastosowanie.
3. Przeprowadź ocenę ryzyka
Oceń potencjalne ryzyko niezgodności z przepisami w swoich działaniach, raportowaniu, zarządzaniu danymi i kontaktach z pracownikami.
Nadaj im priorytet na podstawie wpływu, aby wiedzieć, od czego zacząć opracowywanie strategii łagodzenia skutków.
4. Opracuj zasady i procedury
Stwórz jasne, szczegółowe zasady i procedury, które uwzględnią zidentyfikowane ryzyka i zapewnią zgodność z przepisami.
Dokumenty te powinny być:
- Aktualizowane regularnie
- Komunikowano się w całej organizacji
- Łatwy dostęp
- Dostosowane do wymagań zgodności specyficznych dla zespołu lub roli
Zasady zgodności są często łączone w strukturę zarządzania z jasno zdefiniowanymi rolami i obowiązkami. Dzięki temu zarządzanie zgodnością staje się priorytetem, który można podjąć, a nie tematem rozmów w sali konferencyjnej.
5. Przypisz obowiązki dotyczące zgodności
Najnowszy raport Accenture wykazał, że 95% specjalistów ds. zgodności skupia się na budowaniu „kultury zgodności” w swoich organizacjach.
Wyznaczenie (lub zatrudnienie) ekspertów w dziedzinie zarządzania zgodnością z przepisami to ważny krok w kierunku podniesienia świadomości zgodności z przepisami w Twojej firmie.
W zależności od wymagań dotyczących zarządzania zgodnością z przepisami w Twojej branży, może to wyglądać następująco:
- Wyznaczenie Głównego Dyrektora ds. Zgodności
- Zatrudnianie specjalistów ds. zgodności
- Tworzenie międzywydziałowych zespołów ds. zgodności
6. Wdrażaj szkolenia pracowników
Jeśli przestrzeganie przepisów jest obowiązkiem każdego, to każdy musi rozumieć swoją rolę.
Zapewnij wszystkim pracownikom kompleksowe szkolenie w zakresie zasad, procedur i oczekiwań dotyczących zgodności. Regularnie aktualizuj to szkolenie, aby odzwierciedlało zmiany w przepisach i wewnętrznych zasadach.
7. Ustanowić procedury monitorowania i audytu
Wykazanie zgodności z niektórymi standardami – takimi jak zgodność z SOC 2 – wymaga przeprowadzenia audytu.
W przypadku innych, gdzie nie ma formalnego monitoringu, może być konieczne zaprojektowanie własnego systemu monitorowania. Może to wyglądać następująco:
- Identyfikacja wskaźników KPI zgodności (patrz krok 1)
- Zintegrowanie tych KPI z istniejącą analizą wydajności/siły roboczej
- Wdrażanie systemów śledzenia w celu eliminowania luk w informacjach wywiadowczych
- Komunikowanie postępów w realizacji celów (patrz krok 4)
- Analiza barier i czynników wspomagających
- Ciągłe doskonalenie zarządzania zgodnością
Zarządzanie zgodnością nie jest czymś, co ustawisz i zapomnisz. Dynamiczne procedury i elastyczne systemy zapewniają, że Twoi obrońcy zgodności mogą identyfikować luki i nadążać za zmieniającymi się wymaganiami.
8. Wdrażanie planów zarządzania incydentami i reagowania
Naruszenia zgodności bolą, ale większość organizacji może przetrwać. Jeśli, to znaczy, ujawnią incydent w wymaganych ramach czasowych i szybko zajmą się podstawowymi problemami.
Opracuj procedury postępowania w przypadku naruszeń zgodności. Zaplanuj kroki w celu zidentyfikowania, zgłoszenia, zbadania, zareagowania i skorygowania błędu, w tym kluczowe osoby odpowiedzialne za każdy krok.
9. Dokumentowanie, raportowanie i rejestrowanie działań zgodnych z przepisami
Prowadź szczegółowe zapisy wszystkich działań zgodności, w tym szkoleń, audytów i zarządzania incydentami. Regularnie raportuj wyniki zgodności kierownictwu wyższego szczebla i odpowiednim interesariuszom.
Nawet jeśli Twoja organizacja nie jest zobowiązana do publicznego raportowania, przejrzystość jest dobrym rozwiązaniem. Buduje zaufanie i wzmacnia Twoje zaangażowanie w rozliczalność.
10. Przejrzyj i udoskonal system zgodności
Dokonuj ciągłego przeglądu swojego systemu zarządzania zgodnością, aby mieć pewność, że pozostaje on skuteczny i nadąża za zmieniającymi się przepisami.
Wykorzystaj opinie zwrotne, wyniki audytów i dane dotyczące wydajności, aby zidentyfikować obszary wymagające udoskonalenia i wprowadzić niezbędne zmiany.
Biorąc pod uwagę złożoność zarządzania zgodnością, nie dziwi fakt, że oprogramowanie do zarządzania zgodnością jest rosnącym rynkiem. Szacunki wskazują, że roczna stopa wzrostu (CAGR) wynosi 11,2% do 2030 r..
Oprogramowanie do zarządzania zgodnością centralizuje dane i analizy, umożliwiając dużym i zróżnicowanym organizacjom monitorowanie zgodności w czasie rzeczywistym.
Te narzędzia robią więcej niż tylko przechowują dokumenty. Oferują kompleksowe funkcje do zarządzania zasadami, przeprowadzania audytów, śledzenia zmieniających się przepisów i raportowania zgodności.
Nie jest też zaskakujące, że 54% specjalistów ds. zgodności twierdzi, że sztuczna inteligencja odegra rolę w zwiększaniu zgodności – choć wielu uważa, że technologia jest równie przełomowa i produktywna.
Kluczem jest współpraca z technologią.
Wykorzystanie oprogramowania jako partnera w zarządzaniu zgodnością z przepisami, a nie jako samodzielnego rozwiązania, zmniejszy liczbę błędów ludzkich, usprawni zarządzanie zgodnością z przepisami i zapewni szybkie wykrywanie problemów.
Jednak cała ta ewolucja oparta na technologii zależy od solidnych danych dotyczących siły roboczej. To właśnie tutaj analiza siły roboczej staje się niezbędna.
Rola Time Doctor w zarządzaniu zgodnością
Zintegrowanie analiz siły roboczej z systemem zarządzania zgodnością z przepisami zapewnia niezawodne źródło danych na temat efektywności pracowników w czasie rzeczywistym.
Te spostrzeżenia są niezbędne do zarządzania zgodnością z przepisami.
Wiedza o tym, gdzie i jak pracuje Twój zespół, umożliwia skuteczniejsze i wydajniejsze zarządzanie zgodnością z przepisami.
- Rejestracja czasu pracy pomaga w przestrzeganiu przepisów pracy, takich jak przepisy dotyczące nadgodzin i zasady dotyczące czasu wolnego
- Szczegółowe raporty usprawniają proces audytów zgodności i dochodzeń
- Funkcje monitorowania aktywności umożliwiają menedżerom identyfikację potencjalnie niezgodnych z przepisami zachowań, w tym podejrzanego korzystania ze stron internetowych i aplikacji
- Raporty o nietypowej aktywności (UAR) wyróżniają potencjalnie niezgodne zachowania, w tym nieautoryzowany dostęp do maszyny
