Zarządzanie zespołami zdalnymi i hybrydowymi wymaga sporego zaufania z obu stron. Pracownicy potrzebują swobody wykonywania swoich obowiązków bez mikromanagementu, a menedżerowie muszą liczyć na to, że ich zespoły będą wykonywać zadania na czas.
Oprogramowanie do monitorowania pracowników pozwala pracownikom zdalnym wykonywać swoją pracę wydajnie bez ciągłych kontroli ze strony kierownictwa. Narzędzia te zapewniają również menedżerom, że praca jest wykonywana.
Jeśli jednak podejrzewasz, że pracownicy przechytrzają oprogramowanie, może to spowodować problemy wykraczające poza potencjalne niedotrzymanie terminów.
Sztuczka nr 1: Drgające myszy
Większość oprogramowania monitorującego pracowników śledzi poziom aktywności klawiatury i myszy, aby upewnić się, że pracownicy aktywnie pracują. Przerwa w aktywności często uruchamia alert dla menedżerów i przypomina pracownikom o powrocie do pracy.
Pracownicy mogą używać jigglerów myszy, aby ominąć te przypomnienia i alerty, tworząc iluzję zwykłej aktywności myszy. Jigglery mogą być zabawkami i gadżetami zasilanymi oprogramowaniem lub bateriami, które poruszają myszką komputera w powtarzających się odstępach czasu.
Chociaż uniemożliwienie pracownikom instalowania oprogramowania lub gadżetów na komputerach służbowych może pomóc, ta taktyka nie zawsze jest niezawodna. Drgania myszy występują w wielu formach, więc całkowite ich zablokowanie może być trudne.
Jak wykrywać i zapobiegać drganiom myszy
Następnie możesz porównać dwa zestawy danych ze sobą. Pracownik, którego ekran pokazuje mało lub wcale aktywności, ale którego ruch myszy wydaje się wysoki, może używać jigglera myszy.
Sztuczka nr 2: Dwa monitory
W zależności od ról i obowiązków pracowników, mogą oni używać podwójnych monitorów roboczych. Na przykład, jeśli Twój zespół spędza czas, przeskakując między dwoma lub więcej programami, konfiguracja z dwoma monitorami może ułatwić wykonywanie wielu zadań jednocześnie.
Jeśli dwa monitory są przeznaczone wyłącznie do pracy, prawdopodobnie nie będą stanowić problemu. Ponieważ podwajają dostępną przestrzeń roboczą i pozwalają użytkownikom łatwiej poruszać się między aplikacjami, prawdopodobnie pomagają Twojemu zespołowi zrobić więcej w krótszym czasie.
Jeśli jednak Twoi pracownicy mają dodatkowe monitory do rozrywki i zajęć niezwiązanych z pracą, możesz zauważyć spadek ich produktywności. Możesz również zauważyć pogorszenie jakości i spójności ich pracy.
Wiele narzędzi monitorujących śledzi działania pracowników tylko na ich głównym monitorze roboczym. W rezultacie menedżerowie nie będą wiedzieć, czy pracownicy mają drugie monitory do działań niezwiązanych z pracą.
Jak wykrywać i zapobiegać korzystaniu z dwóch monitorów
Sztuczka nr 3: Bezczynne okna
Dla pracowników zdalnych pozornie prostym sposobem na zhakowanie oprogramowania monitorującego jest otwarcie zadania związanego z pracą i pozostawienie okna na ekranie. Następnie mogą odejść na kilka minut (lub godzin), aby zająć się czymś innym.
Dzięki tej sztuczce mogą zrobić sobie krótką przerwę, aby spojrzeć na telefony lub sprawdzić strony mediów społecznościowych bez wykrycia. Mogą również odejść od biurka, aby poświęcić czas na zadania niezwiązane z pracą.
Jeśli Twoje narzędzie monitorujące śledzi aplikacje na stronie internetowej i pulpicie lub robi zrzuty ekranu co jakiś czas, nie pokaże niczego nietypowego. W końcu pracownik wydaje się wykonywać czynności związane z pracą.
Jak wykrywać i zapobiegać bezczynności
Ponowne sprawdzenie tego raportu w porównaniu z raportem dotyczącym korzystania ze strony internetowej i aplikacji jest również korzystne. Ponieważ raport ten śledzi, ile czasu pracownicy spędzają na dowolnej stronie internetowej lub aplikacji, może on ujawnić nietypową aktywność.
Sztuczka nr 4: Przewidywalne zrzuty ekranu
Zrzuty ekranu mogą pomóc menedżerom zobaczyć, nad czym pracownicy faktycznie pracują w ciągu dnia. Dostarczają dowodu pracy, pokazują przepływy pracy pracowników i mogą dać Ci więcej informacji o tym, jak szybko Twój zespół kończy zadania.
Jednak zrzuty ekranu mogą być łatwe do przewidzenia dla pracowników. Na przykład pracownicy mogą zorientować się, że narzędzie monitorujące wykonuje zrzut ekranu co pięć minut.
Dzięki przewidywaniu, kiedy zostanie wykonany każdy zrzut ekranu, pracownicy mogą mieć pewność, że w momencie wykonania zaplanowanego zrzutu będą pracować nad przypisanym projektem lub zadaniem.
Pozostałą część czasu mogą wykonywać inne czynności niezwiązane z pracą w tle lub w drugim oknie. Jeśli zrzut ekranu nigdy nie rejestruje tych innych czynności, możesz nigdy nie wiedzieć, że się dzieją.
Jak wykrywać i zapobiegać przewidywalnym zrzutom ekranu
Sztuczka nr 5: Ręczna edycja arkusza czasu pracy
Jedną z głównych zalet oprogramowania do śledzenia czasu jest to, że automatycznie rejestruje godziny pracy i aktywność użytkowników. Oznacza to, że pracownicy i menedżerowie nie muszą wprowadzać wielu ręcznych zmian w tych automatycznie generowanych arkuszach czasu pracy.
Jednak wiele aplikacji do śledzenia czasu pozwala pracownikom na dokonywanie ręcznych edycji, kiedy tylko chcą. Kiedy aplikacja zarejestruje czas bezczynności pracownika lub wykryje zadanie niezwiązane z pracą, pracownicy często mogą edytować te rekordy.
Niektóre narzędzia nie potrafią odróżnić czasu śledzonego automatycznie od czasu edytowanego ręcznie, więc rozróżnienie tych dwóch staje się niemożliwe. W rezultacie nie będziesz wiedzieć, które wpisy są autentyczne, a które nie.
Jak wykrywać i zapobiegać zmianom w arkuszach czasu pracy
Możesz również zezwolić pracownikom na edycję wpisów z pozwoleniem. W ten sposób masz większą szansę zauważyć, kiedy niektórzy pracownicy częściej proszą o ręczne edycje.
Sztuczka nr 6: Korzystanie z maszyny wirtualnej
Jednym z najtrudniejszych sposobów oszukania systemu śledzenia czasu jest użycie maszyny wirtualnej (VM). Ta technologia pozwala pracownikom zalogować się do urządzenia i umożliwia śledzenie czasu w jednym systemie operacyjnym.
Następnie logują się do maszyny wirtualnej lub klienta dostępu zdalnego, który daje im dostęp do drugiej maszyny. Ponieważ maszyna wirtualna używa oddzielnego systemu operacyjnego, większość narzędzi do śledzenia czasu nie może monitorować aktywności komputera na obu.
Jednak oprogramowanie nadal monitoruje aktywność w głównym systemie operacyjnym, co może wydawać się normalne. Pracownicy wyglądają, jakby pracowali, wykonując jednocześnie czynności niezwiązane z pracą na maszynie wirtualnej.
Jak wykrywać i zapobiegać maszynom wirtualnym
Dzięki zrzutom ekranu często można dostrzec maszyny wirtualne na ekranach komputerów pracowników. Na przykład poszukaj wskazówek, takich jak ikony oprogramowania maszyn wirtualnych na pulpicie urządzenia lub pasku aplikacji.
Podczas przeglądania zrzutów ekranu zwróć uwagę na małe okna i ramki, które mogą wskazywać na to, że na ekranie aktywnie działa dodatkowy system operacyjny.
Sztuczka nr 7: Wyłączenie oprogramowania
Wiele z powyższych metod to stosunkowo łatwe sposoby oszukiwania systemu śledzenia czasu przez pracowników. Pracownicy z większą wiedzą techniczną mogą próbować całkowicie wyłączyć oprogramowanie, co uniemożliwi monitorowanie aktywności.
Na przykład pracownicy zdalni mogą zainstalować oprogramowanie antywirusowe lub zapory sieciowe, które uniemożliwiają załadowanie oprogramowania monitorującego lub jego prawidłowe działanie. Może się wydawać, że mają problemy techniczne lub problemy z łącznością internetową po Twojej stronie.
W innych przypadkach mogą przełączyć urządzenie w tryb offline. Jeśli oprogramowanie monitorujące nie obsługuje śledzenia czasu offline, nie będzie mogło rejestrować ani godzin pracy, ani aktywności. W rezultacie pracownik musi ręcznie wprowadzić czas.
Niezależnie od tego, którą z tych taktyk stosują pracownicy, często wyglądają one na niezamierzone. W rezultacie mogą być trudne do wykrycia i rozwiązania.
Jak wykrywać i zapobiegać wyłączaniu trackerów
Na przykład możesz się dowiedzieć, że mają problemy z łącznością internetową lub trudności techniczne. Jeśli podejrzewasz większy problem, być może będziesz musiał przemyśleć ich układ pracy zdalnej.
Nasz nowy Raport o nietypowej aktywności jest jedyną tego typu funkcją na rynku. Wykorzystując sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, przegląda typowe wzorce pracy dla Twojego zespołu. Następnie automatycznie wykrywa anomalie.
- Nadmierne pisanie lub duża liczba naciśnięć klawiszy na sekundę
- Długie okresy ruchu myszy bez wykrywania kliknięć
- Nagłe zwiększenie aktywności klikania myszką
- Wzory powtarzających się i niezwykle spójnych ruchów myszy i naciśnięć klawiszy
- Długie okresy naciskania klawiszy bez żadnego ruchu myszy
Raport zawiera znaczniki czasu i określa rodzaj nietypowej aktywności dla każdego okresu. Zapewnia również wizualny podział tej aktywności. Dzięki tym danym możesz szybko wykryć problemy i zareagować na nie.
Ważne jest, aby zauważyć, że nasz Raport o nietypowej aktywności nie szpieguje pracowników ani nie tworzy momentów „zaskoczenia”. Zamiast tego stworzyliśmy go, aby zwiększyć przejrzystość i zapewnić rozliczalność.
Podejmij działania przeciwko oszustwom związanym z rejestrowaniem czasu pracy
Często zadawane pytania (FAQ) dotyczące sposobów oszukiwania oprogramowania monitorującego pracowników
1. Czy pracownicy mogą używać sieci VPN lub serwerów proxy do oszukiwania oprogramowania monitorującego?
Tak, niektórzy pracownicy mogą używać sieci VPN lub serwerów proxy, aby ukryć swoją rzeczywistą lokalizację lub symulować aktywność z różnych regionów. Może to komplikować monitorowanie, zwłaszcza jeśli śledzenie lokalizacji jest ważne dla przepływu pracy Twojego zespołu.
Rozwiązanie:
Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest użycie oprogramowania, które rejestruje adresy IP podłączonych urządzeń, co pozwala menedżerom na weryfikację fizycznej lokalizacji zdalnych pracowników. Monitorowanie niespójności adresów IP może pomóc wykryć, czy ktoś maskuje swoją lokalizację za pomocą VPN.
2. Czy rozszerzenia przeglądarki można wykorzystać do ominięcia oprogramowania monitorującego?
Tak, niektóre rozszerzenia przeglądarek potrafią automatyzować ruchy myszy, a nawet symulować działanie klawiatury, aby stworzyć iluzję produktywności.
Rozwiązanie:
Korzystanie z narzędzi analityki siły roboczej, które śledzą aktywność przeglądarki i ogólne korzystanie z aplikacji i witryny, może utrudnić pracownikom korzystanie z rozszerzeń przeglądarki w celu oszukiwania systemu. Ponadto przeglądanie raportów na temat czasu spędzanego online i używanych aplikacji może zapewnić głębszy wgląd w zachowanie pracowników.
3. W jaki sposób pracownicy zdalni oszukują oprogramowanie, sprawiając, że myśli, że są aktywni podczas rozmów wideo?
Niektórzy pracownicy mogą zalogować się do rozmowy wideo, ale pozostać nieaktywni, co może sprawiać wrażenie, że uczestniczą w rozmowie, choć w rzeczywistości tak nie jest.
Rozwiązanie:
Wybór oprogramowania, które śledzi aktywność urządzenia nawet podczas rozmów wideo, może pomóc zapewnić, że pracownicy są aktywnie zaangażowani. Funkcje takie jak monitorowanie czasu bezczynności lub losowe zrzuty ekranu podczas spotkań mogą zapewnić dodatkową pewność, że pracownicy są obecni i uczestniczą.
4. Czy pracownicy mogą uniknąć śledzenia, gdy korzystają z prywatnych urządzeń?
Tak, pracownicy, którzy zrezygnują z urządzeń firmowych i zaczną korzystać z prywatnych, mogą ominąć monitorowanie, jeśli oprogramowanie śledzące zostanie zainstalowane tylko na komputerach służbowych.
Rozwiązanie:
Przydatne jest posiadanie narzędzia, które może śledzić aktywność na wszystkich urządzeniach używanych do pracy, w tym na komputerach stacjonarnych, laptopach i urządzeniach mobilnych. Zapewnia to spójne śledzenie nawet wtedy, gdy pracownicy pracują na swoich urządzeniach osobistych.
5. Czy narzędzia do automatyzacji zadań mogą oszukać oprogramowanie monitorujące pracowników?
Pracownicy mogą korzystać z narzędzi automatyzujących lub skryptów do obsługi powtarzających się zadań, co sprawia wrażenie, że są aktywni, choć w rzeczywistości tak nie jest.
Rozwiązanie:
Aby wykryć automatyzację, poszukaj narzędzi, które analizują wzorce aktywności i wyróżniają nieprawidłowości. Oprogramowanie, które śledzi zarówno intensywność, jak i spójność aktywności, może ułatwić identyfikację, czy zadania są wykonywane ręcznie, czy za pośrednictwem automatyzacji.
